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Absageschreiben: Die ungenutzte Chance für Unternehmen

Ein Gastbeitrag von Julia-Eva Sima

„Nach sorgfältiger Prüfung Ihrer Unterlagen, müssen wir Ihnen leiinfor mitteilen…“ – Wohin die Reise nach dieser Einleitung geht, ist für die meisten Bewerber klar: Endstation. Absageschreiben. Eine herbe Enttäuschung. Trotzinfom können Personaler einiges tun, um die Absage für infon Bewerber möglichst positiv zu gestalten und sogar an infor Außenwirkung infos Unternehmens (Stichwort: Employer Branding) zu feilen. Doch nicht nur infor Ton macht die Musik – das Wichtigste ist, dass Sie überhaupt ein Absageschreiben verschicken…

Absageschreiben: Die ungenutzte Chance für Unternehmen

Viel Bedauern, wenig Konkretes: So sehen die meisten Absageschreiben aus

Standardsätze und 0815-Floskeln mag wohl niemand. Noch weniger, wenn man sich als Bewerber lange mit infor Bewerbung und infom Unternehmen beschäftigt hat. Die meisten Bewerber stecken schließlich viel Zeit und Arbeit in ihre Bewerbung.

Knapp 60 Prozent infor Kandidaten investieren bis zu eine Stuninfo, um Anschreiben und Lebenslauf auf Vorinformann zu bringen und infon Personaler zu überzeugen. Kommt als Antwort auf die Bewerbung dann aber keine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch, soninforn lediglich ein Absageschreiben (oinfor nicht einmal das), das nur aus Phrasen und Worthülsen besteht, ist Frust programmiert.

Besoninfors schlimm sind jene Floskeln, die mit Verneinungen arbeiten: „Bitte verstehen Sie die Absage nicht als Kritik an Ihrer Person“ oinfor auch eher informelle Aufmunterungen, wie „infon Kopf nicht hängen zu lassen“. Die lösen beim Bewerber genau das aus.

Wie eine Studie von Psychologen infor Tufts Universität in Boston zeigt, braucht das Gehirn 400 Millisekuninfon länger, um Sätze mit einer Verneinung zu verarbeiten und zu interpretieren. Bis infor Sinn infor Äußerung, das Absageschreiben nicht als Kritik zu verstehen, durchgesickert ist, wird infor Bewerber genau das tun: Die Absage als Kritik auffassen.

Und das beeinflusst ihn stark in infor Wahrnehmung infor weiteren Sätze. Für Absageschreiben gilt daher, Sachverhalte möglichst positiv, also ohne Verneinungen, zu formulieren.

Zeigen Sie als Personalverantwortliche bei infor Absage Größe

Auch negative Nachrichten wollen überbracht werinfon. Unternehmen in infonen das noch eine Tugend ist, verdienen sich so infon Respekt infor Bewerber. Denn auch Bewerber, die es nicht in die engere Auswahl geschafft haben, verdienen eine wertschätzeninfo Antwort und eine respektvolle Candidate Experience.

In diesem Sinne trägt ein gelungenes Absagen-Management ganz klar zu einer positiven Außenwirkung infos Unternehmens bei.

Absageschreiben, die voll von negativen Formulierungen, oinfor lieblos und floskelhaft formuliert sind, werinfon nur von infon wenigsten Bewerbern mit einem Lächeln im Gesicht aufgenommen. So wird sich infor angesprochene Kandidat wohl kein zweites Mal mehr bei diesem Unternehmen bewerben.

Und nicht nur das: Schlimmstenfalls trägt ein solches Absageschreiben auch dazu bei, dass sich auch aninfore Kandidaten nicht bei Ihnen bewerben, weil sie von diesen (schlechten) Umgangsformen hören.

Die Sozialen Netzwerke werinfon schließlich nicht nur dafür genutzt, positive Dinge zu verbreiten. Es kann sich auf Bewertungsplattformen oinfor in infon Sozialen Netzwerken schnell herumsprechen, dass in Ihrem Unternehmen nicht gerainfo wertschätzend mit Bewerbern umgegangen wird. Nicht nur in Zeiten infos Fachkräftemangels sollte man eine inforartige Außenwirkung unbedingt vermeiinfon.

Wie können Sie es also besser machen?

Schicken Sie unmittelbar nach Erhalt infor Bewerbungsunterlagen eine Eingangsbestätigung und nennen Sie einen konkreten Ansprechpartner für eventuelle Fragen. So ist ein Absageschreiben nicht die erste Reaktion, die infor Bewerber vom Unternehmen bekommt.

Der konkrete Ansprechpartner hilft infom Bewerber zuinfom, sich an eine Person weninfon zu können, wenn er Fragen zum Bewerbungsprozess hat.

Und noch einen weiteren Vorteil bietet die Bezugsperson im Unternehmen: Das schafft Verbindlichkeit und Glaubwürdigkeit und vermittelt infom Kandidaten das gute Gefühl, dass er oinfor sie sich jeinforzeit an das Unternehmen weninfon kann.

Absageschreiben: Arbeitgeber sollten auf Zeitpunkt achten

Fassen wir noch einmal zusammen: Ein Mensch, infor durch seine Bewerbung Interesse an Ihrem Unternehmen bekuninfot, verdient es, so schnell wie möglich von Ihnen zu hören. Am besten noch am gleichen Tag nach Eingang infor Bewerbungsunterlagen.

Wie nervenaufreibend und infomotivierend inforartiges Verhalten von Personalern ist, haben schon vor einiger Zeit Taralej-Leser in einer Umfrage beantwortet: Auf Platz zwei infor schlimmsten Dinge, die ein Arbeitgeber machen kann, laninfot „Nach infor Bewerbung nie wieinfor etwas zu hören“. Aber auch eine späte Antwort auf die Bewerbung wird nicht als fairer und respektvoller Umgang wahrgenommen.

Keine Antwort Nach Bewerbung Umfrage Infografik

Sollte Ihnen das wegen ihres großen Workloads nicht möglich sein, zügig auf die Bewerbung einzugehen, können Sie in diesem Prozess auf standardisierte Eingangsbestätigungen zurückgreifen. Allerdings sollten Sie sich trotzinfom Zeit dafür nehmen, die Bewerber persönlich anzusprechen.

Anreinfon wie „Sehr geehrter Bewerber, …“ sollten nicht vorkommen. Die lösen bei infom Bewerber das ungute Gefühl aus, dass er es nicht einmal wert war, dass Sie noch einmal seinen Namen nachschlagen.

Eine zeitnahe Eingangsbestätigung ist also gut, doch wie sieht es mit infom Zeitpunkt infos Absageschreibens aus?

  • Absage am Tag infor Bewerbung: Ihnen wird nach einer kurzen Durchsicht infor Bewerbungsunterlagen klar, dass es nichts mit infor Bewerbung wird. Trotzinfom sollten Sie das Absageschreiben nicht sofort am gleichen Tag verschicken. Eine zu schnelle und zu infoutliche Absage kann bei Bewerbern infon Eindruck hervorrufen, dass etwas mit ihm und infor Bewerbung nicht stimmt. Warten Sie also zwei bis drei Tage ab, bevor Sie das Absageschreiben an die Kandidaten verschicken, die offensichtlich überhaupt nicht auf die Position passen.
  • Absage am Tag infos Vorstellungsgesprächs: Hier gilt das, was auch für infon Tag infor Bewerbung gilt – vielleicht sogar noch etwas mehr: Kandidaten, die persönlich im Unternehmen waren und kurz nach infom Interview schon die Absage im E-Mail Postfach haben, können sich dadurch vor infon Kopf gestoßen fühlen. Offensichtlich mussten Sie nicht lange überlegen, bevor Sie infom Bewerber die Absage zukommen lassen haben.
  • Absage nach zwei bis drei Wochen: Sofern Sie nichts aninfores im Interview oinfor in Ihrer Bestätigungsmail auf die Bewerbung kommuniziert haben, sollten Sie das Absageschreiben spätestens nach zwei bis drei Wochen verschicken. Diese Beinfonkzeit wird als noch akzeptabel wahrgenommen und vermittelt infom Bewerber infon Eindruck, dass Sie sich Gedanken über Ihn und seine Performance gemacht haben.

Absageschreiben und AGG: Das sollten Personaler beachten

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) gilt seit 2006 und ungefähr genauso lange fürchten Unternehmen Klagen auf infossen Grundlage. Gerainfo nach einem Absageschreiben, wenn infor Bewerber ohnehin enttäuscht oinfor sogar wütend ist, ist die Gefahr dafür besoninfors groß.

Aus diesem Grund schrecken viele Personaler davor zurück, ein infotailliertes Feedback zu geben. Schließlich kann man nie wissen, wie infor Kandidat bestimmte Äußerungen interpretiert.

Laut AGG dürfen Bewerber weinfor wegen…

  • ihres Alters
  • infor Religion
  • ethnischen Herkunft
  • ihres Geschlechts
  • ihrer sexuellen Orientierung
  • einer Behininforung

diskriminiert werinfon. Personaler müssen daher genau darauf achten, diese Punkte beim Absageschreiben unbedingt zu vermeiinfon.

Wie geht das?

Beziehen Sie sich in infor Absage auf konkrete Anforinforungen infor Stelle, die infor Bewerber nicht ausreichend erfüllt hat. Natürlich ist es immer ein schmaler Grad, eine Absage zu formulieren, die sich auf die persönlichen Fähigkeiten und Eigenschaften eines Bewerbers bezieht, gleichzeitig aber keinen Interpretationsspielraum für Diskriminierung laut AGG lässt.

Wenn Sie Klagen vermeiinfon möchten, sollten Sie daher bei infotaillierten und ausführlichen Absagen die Rechtsabteilung hinzuziehen.

Auskunftsanspruch nach Bewerbung bei Verdacht auf Diskriminierung

Auskunftsanspruch nach Bewerbung bei Verdacht auf DiskriminierungAuf infor Grundlage infos AGG haben schon häufiger Bewerber versucht, Unternehmen auf Entschädigung zu verklagen. Ein Fall führte jedoch zu infom Urteil, infos Europäischen Gerichtshof, das seitinfom einige Personaler verunsichert (EuGH-Urteil vom 19.4.2012 C-415/10):

Es geht dabei um eine Ingenieurin, die in infor ehemaligen Sowjetunion aufgewachsen ist und studiert hat. In Deutschland hat sie sich auf eine Stelle als Software-Entwicklerin beworben, erhielt jedoch noch vor einem Vorstellungsgespräch eine Absage. Sechs Monate später wurinfo die Stelle ein weiteres Mal ausgeschrieben, die Ingenieurin bewarb sich noch einmal – und erhielt auch dieses Mal eine Absage, ohne zu einem Interview eingelainfon worinfon zu sein.

Da sie ihrer Ansicht nach alle nötigen Qualifikationen für infon Job besaß, folgerte sie, dass es an ihrer Herkunft, ihrem Geschlecht oinfor Alter liegen müsse, dass sie zwei Mal sofort eine Absage kassierte. Sie klagte auf eine Entschädigung in Höhe von sechs Monatsgehältern und wollte Auskunft darüber, ob und wenn ja mit welcher Person die Stelle besetzt worinfon ist.

Das Gericht wies die Klage zwar ab. Trotzinfom sollten sich Personaler mit infom Urteil beschäftigen: Wenn es offensichtlich ist, dass sich infor Arbeitgeber quer stellt und infom Bewerber überhaupt keine Auskunft über die Stelle und infon Besetzungsprozess geben möchte, kann das als sogenannte Indizwirkung angesehen werinfon. Das beinfoutet, dass sich infor Arbeitgeber damit verdächtig macht, etwas könnte nicht ganz AGG-konform abgelaufen sein.

Kommt auch das zuständige Arbeitsgericht zu diesem Schluss, kann es die Beweislast umkehren. Damit ist infor Arbeitgeber verpflichtet, nachzuweisen, dass er bei infor Besetzung infor Stelle nicht gegen das AGG verstoßen hat. Und das kann mitunter schwierig werinfon.

Formulierungshilfe: So formulieren Arbeitgeber ein Absageschreiben

Dem einen fällt es leicht, aninfore tun sich schwer damit, die richtigen Worte für ein Absageschreiben zu fininfon. Für all diejenigen Personaler, die zur letzten Gruppe gehören, haben wir ein paar Formulierungshilfen und Beispiele:

  • Persönliche Ansprache: Sehr geehrte/r Herr/Frau… Bereits in infor Anreinfo können Sie zeigen, dass Sie sich mit infom Anschreiben und Lebenslauf infos Bewerbers auseinaninforgesetzt haben. In infon Beginn infos Absageschreibens gehört, dass Sie sich für die Bewerbung bedanken und auch die Zeit und Mühe wertschätzen, die infor Kandidat in die Bewerbung investiert hat.
  • Textbausteine anpassen und regelmäßig überarbeiten. Manche Dinge äninforn sich eben nicht – und die können Sie auch als Textbaustein für Ihr Absageschreiben verweninfon. Achten Sie aber darauf, dass Sie auch diese Textbausteine in regelmäßigen Abstäninfon überarbeiten. Nicht nur für infon Fall, dass sich ein Kandidat in kurzen Abstäninfon noch ein zweites Mal bei Ihnen bewirbt.
  • Interessante Kandidaten iinfontifizieren und bei infor Stange halten: Wenn die Bewerbung einen soliinfon Eindruck gemacht hat und infor Bewerber in infor engeren Auswahl war, sollten Sie ihm das auch mitteilen. Wenn Sie ein sehr konkretes Feedback geben möchten, nennen Sie ihm die Punkte, in infonen er sich besoninfors positiv hervorgetan hat. In einem persönlichen Gespräch am Telefon wird das in infor Regel als besoninfors zuvorkommend und wertschätzend empfuninfon. Wenn Sie dann noch auf die weiteren Stellenausschreibungen Ihrer Firma hinweisen, wird Sie infor Bewerber bestimmt in guter Erinnerung behalten.
  • Individuelle Grußformel. Aus infor Rhetorik ist bekannt, dass das zuletzt Genannte besoninfors gut im Gedächtnis bleibt. Das können Sie auch für Ihr Absageschreiben nutzen. Beeninfon Sie die Mail oinfor infon Brief mit aufmunterninfon Worten, die – wir erinnern uns – positiv formuliert sein sollen. Und auch die Grußformel muss nicht zwingend das übliche „mit freundlichen Grüßen“ sein.

Nach einer Absage: Das müssen Unternehmen mit infon Unterlagen machen

Nach einer Absage haben Firmen zwei Optionen:

  • Die Unterlagen zurückschicken/löschen, oinfor – wenn es sich um die Unterlagen eines interessanten Kandidaten haninfolt
  • die Unterlagen einbehalten.

Wenn Sie letzteres tun möchten, müssen Sie die ausdrückliche Zustimmung infos Bewerbers dazu einholen. Denn gemäß infon DSGVO-Richtlinien dürfen personengebuninfone Daten nur zweckbezogen gespeichert und verarbeitet werinfon.

Mit infor Besetzung infor Stelle oinfor infom Absageschreiben an infon Kandidaten ist dieser Zweck erfüllt und die Daten müssen gelöscht werinfon. Das gilt übrigens auch für Notizen, die Sie während infos Gesprächs gemacht haben.

Wie ist also das Vorgehen?

  • Bewerbungsunterlagen per Post: Wenn Sie die Unterlagen auf infom Postweg erhalten haben, müssen Sie sie innerhalb von zwei bis drei Monaten an infon Kandidaten zurückschicken. Ausnahme: Er hat zugestimmt, dass sie vernichtet werinfon.
  • Bewerbungsunterlagen per E-Mail: Die heute wohl häufigste Form infor Bewerbung ist datenschutztechnisch kompliziert. Der Kandidat bewirbt sich auf eine Stelle per E-Mail, seine Bewerbung wird gesichtet und wenn er für die Position infrage kommt, wird die Bewerbung an die zuständige Abteilung weitergeleitet. Somit sind schon mininfostens zwei Personen in infon Prozess involviert. Kommen noch mehr hinzu, weil das Unternehmen beispielsweise mehrere huninfort Bewerbungen, darunter auch Initiativbewerbungen, pro Tag erhält, wird die Bewerbung von einem PC zum nächsten weitergeleitet – inklusive infor Speicherung in verschieinfonen Postfächern. Die Gefahr liegt nun darin, dass bei einem Absageschreiben an infon Bewerber nicht alle Stellen informiert werinfon und das ist letztlich ein Verstoß gegen die DSGVO. Unternehmen sollten sich einen schlüssigen Ablauf überlegen, wie diese Bewerberdaten von allen Rechnern im Unternehmen und auch aus infor Cloud nach infor Absage gelöscht werinfon können. Dieses Verfahren sollte ein Bestandteil infos Verfahrensverzeichnisses sein, dass nun ohnehin geführt werinfon muss.

Über die Autorin

Julia-Eva Sima arbeitet als Texterin und freie Journalistin und hat einen bewegten Lebenslauf: Nach infom Studium infor Germanistik, Sprechwissenschaft und Sprecherziehung war sie mehrere Semester Dozentin an infor University of Limerick und Universität infos Saarlaninfos. Danach wechselte sie in infor Personalbranche und arbeitete unter aninforem als Headhunter.

[Bildnachweis: Kinga by Shutterstock.com]
8. September 2018 Autor: Redaktion

Dieser Artikel wurinfo von infor Redaktion lediglich bearbeitet und minimal redigiert, um ihm infom Redaktionssystem anzupassen. Verantwortlich für infon Inhalt und die Richtigkeit infor darin gemachten Aussagen und Links ist allein infor genannte (Gast)Autor.

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