Dienstreise: Ist Reisezeit gleich Arbeitszeit?

Der übliche Arbeitsweg von zuhause ins Büro ist keine Arbeitszeit. Bei einer Dienstreise kann es aber deutlich komplizierter werden. Wenn Sie auf Anweisung Ihres Chefs unterwegs sind, können Hin- und Rückfahrt einer solchen Dienstreise zu Arbeitszeiten, für die Ihnen ein entsprechendes Gehalt zusteht? Oder ist es wie mit dem Pendeln zur normalen Arbeitsstätte und diese Wegzeiten fallen in den Bereich der Freizeit? Gute Frage, mit schwieriger Antwort. Hier erfahren Sie, was Sie zur Dienstreise wissen müssen und wann es sich dabei um Arbeitszeit handelt, für die Sie bezahlt werden müssen…

Dienstreise: Ist Reisezeit gleich Arbeitszeit?

Definition: Was macht eine Dienstreise aus?

Dienstreise Arbeitszeit Dienstreise Definition Geschäftsreise Dienstreise Unterschied Definition Dienstreise SteuerrechtAls Dienstreise werden solche Reisetätigkeiten bezeichnet, die ein Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen außerhalb seiner normalen Arbeitsstätte vorübergehend tätigt. Schickt ein Chef seinen Mitarbeiter in eine andere Stadt oder gar ein anderes Land, weil er dort eine Aufgabe übernehmen muss, handelt es sich immer um eine Dienstreise. Sehr kurze Strecken, etwa im gleichen Stadtteil oder nur ein paar Gebäude weiter, werden als Dienstgang bezeichnet. Erst bei größeren Distanzen wird somit der Begriff Dienstreise verwendet.

Sobald er seine auswärtige Arbeit erledigt hat, kehrt der Mitarbeiter an den üblichen Arbeitsplatz zurück. Wie lange eine Dienstreise dauert, variiert je nach Termin, Aufgabe und der benötigten Reisezeit. Einige Dienstreisen dauern nur Stunden, häufig sind es aber mehrere Tage oder eine ganze Woche, die auf Dienstreise verbracht wird.

Als Dienstreisen zählen beispielsweise Fahrten zu…

  • Besprechungen mit Kunden
  • Lieferanten
  • Kollegen an anderen Firmenstandorten
  • Ausstellungen
  • Messen
  • Seminaren
  • Tagungen
  • Unternehmen
  • Veranstaltungen

Bei Lehrern und Kursleitern zählen auch Klassenfahrten und Exkursionen als Dienstreisen.

Wird die Reisezeit auf Dienstreisen bezahlt?

Wenn Sie während der Dienstreise an einem Tag sechs Stunden arbeiten, muss dies natürlich als normale Arbeitszeit entsprechend bezahlt werden. Viele Diskussionen gibt es hingegen bei einem anderen Punkt: Ist die Reisezeit, die Sie für eine Dienstreise brauchen, auch als Arbeitszeit zu vergüten?

Das Arbeitszeitgesetz gibt für diese Zeiträume keine klaren Regelungen vor. In der Vergangenheit entschied das Bundesarbeitsgericht (BAG) so, dass Reisezeit nur dann als Dienstreise anzusehen ist, wenn der Arbeitnehmer währenddessen arbeitet. Konkret: Wer im Flieger oder im Zug sitzt und sich auf Anordnung des Chefs auf ein Meeting vorbereitet, Akten durchforstet oder Mails beantwortet, arbeitet.

Liest er hingegen eine private Zeitschrift, isst oder schläft, so gilt die Reisezeit als Ruhezeit. Eine Ruhezeit ist jener Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer nicht arbeiten muss. Also eben auch dann, wenn der Chef zwar die Nutzung solch öffentlicher Verkehrsmittel anordnet, nicht aber auch noch, welche Aufgaben während der Fahrt erledigt werden müssen.

Vergütet wird daher nur, wer während der Reisezeit Aufgaben erledigen muss oder (ebenfalls auf Weisung des Chefs) im Falle der Anreise mit PKW selbst am Steuer saß. Für die Bei- und Mitfahrer hingegen kann es sich um Freizeit handeln, da diese grundsätzlich auch etwas anderes tun können.

Entscheidend ist somit vor allem die Anweisung des Arbeitgebers. Schreibt der Chef Ihnen vor, dass Sie selbst mit dem Auto fahren müssen oder dass Sie während der Reisezeit arbeiten und Aufgaben erledigen müssen, gilt diese als Arbeitszeit. Sitzen Sie hingegen entspannt im Zug und können sich anderen Dingen widmen, kann es sich um Ruhezeit handeln.

Checkliste für den Arbeitsvertrag

Dienstreise Arbeitszeit Geschäftsreise Dienstreise UnterschiedDie zum Teil unklaren Regelungen führen immer wieder zu Diskussionen und Streitigkeiten zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber. Wenn absehbar ist, dass Sie beruflich und dienstlich viel reisen, sollte Ihr Arbeitsvertrag deshalb auf das Thema Dienstreise eingehen und einige wichtige Punkte explizit regeln:

  • Arbeitszeiten (Überstunden, Vergütung)
  • Spesen (Verkehrsmittel, Parken, Hotelauswahl, Einladungen)
  • Reiserabatte (Wer darf etwaige Bonusmeilen nutzen?)
  • Reiseversicherungen (Wer übernimmt die Kosten?)
  • Impfungen (Falls nötig, zahlt der Arbeitgeber?)

Achten Sie bei Ihrem Arbeitsvertrag außerdem auf pauschale Formulierungen, ob Reisezeiten außerhalb der Arbeitszeit nicht zusätzlich vergütet werden. Solche Klauseln sind rechtlich anfechtbar, da es sich um eine unzulässige Benachteiligung handelt.

Kosten einer Dienstreise: Wer zahlt?

Was die Ausgaben für Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsaufwand und sonstige Aufwendungen anbelangt, so werden diese vom Arbeitgeber erstattet. Entsprechende Regelungen finden sich häufig im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung.

Wenn der Arbeitgeber die Reisekosten steuerfrei erstattet, können sie diese nicht noch zusätzlich als Werbungskosten in der Steuerklärung des Arbeitnehmers angegeben werden.

Um das Geld vom Arbeitgeber zurückerstattet zu bekommen, müssen Sie bei vielen Unternehmen eine Reisekostenabrechnung machen. Hier gilt:

  • Sammeln Sie Quittungen und Belege für alles. Nur so können Sie Ihre Ausgaben exakt nachweisen. Achten Sie auf korrekte Angaben.
  • Vorsicht bei Taxis. Die sind bei Arbeitgebern nicht gerne gesehen, da sie teurer als öffentliche Verkehrsmittel sind. Zusätzlich verkomplizieren unterschiedliche Steuersätze die Rechnung – je nachdem, ob die Fahrt bis zu 50 Kilometer lang ist oder darüber hinaus geht.

Auch Reisenebenkosten wie etwa Parkgebühren, Telefonkosten oder sogar Trinkgeld kann der Arbeitgeber übernehmen. Sehr viel eindeutiger geregelt ist der sogenannte Verpflegungsmehraufwand für Dienstreisen.

Hier gibt es verschiedene Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand, je nachdem, ob Sie eine Dienstreise im Inland oder ins Ausland unternehmen.

  • Inland

    Wer während des Tages für mehr als acht Stunden unterwegs ist, kann zwölf Euro Verpflegungspauschale für die Dienstreise geltend machen. Dauert die Reise mindestens 24 Stunden, beträgt der Verpflegungsmehraufwand pauschal 24 Euro. Für den An- und Abreisetag beträgt die Verpflegungspauschale zwölf Euro.

  • Ausland

    Geht die Dienstreise ins Ausland können unterschiedliche Beträge gelten. Diese orientieren sich an den allgemeinen Lebenshaltungskosten des jeweiligen Landes. Eine Übersicht einiger Länder finden Sie in unserem Artikel zum Verpflegungsmehraufwand.

FAQ zu Dienstreisen: Arbeitsrechtliche Bestimmungen zu wichtigen Fragen

Zum Thema Dienstreisen tauchen immer wieder viele Fragen auf. Wir haben uns einige der wichtigsten herausgesucht und geben Antworten, die Sie kennen sollten, wenn auch bei Ihnen in Zukunft die ein oder andere Dienstreise ansteht.

  • Kann ich eine Dienstreise ablehnen?

    Nicht jeder ist begeistert, wenn der Chef ankündigt, dass eine vierwöchige Dienstreise ansteht. Findet sich bereits im Arbeitsvertrag eine Klausel, dass ein Mitarbeiter auch Dienstreisen anzutreten hat, wenn dies für die Ausübung der Arbeit erforderlich ist, wird es schwierig, eine Dienstreise abzulehnen. Hier handelt es sich um eine arbeitsrechtliche Pflicht und der Chef kann darauf bestehen.

    Selbst wenn eine solche Passage im Vertrag fehlt, kann der Chef trotzdem eine Dienstreise anordnen. Dahinter steht das sogenannte Direktions- oder auch Weisungsrecht. Durch dieses Recht ist es Ihrem Chef möglich, Ihnen konkretere und genauere Arbeitsanweisungen zu geben und Ihnen damit vorzuschreiben, wie oder eben auch wo Sie Ihre Arbeit erledigen müssen, wenn es im Interesse des Unternehmens ist.

    Eine wirkliche Wahl haben Sie deshalb kaum, wenn der Chef Sie auf Dienstreise schicken will. Wer sich dennoch weigert, riskiert eine Abmahnung. Wenn Sie jedoch gute und nachvollziehbare Gründe haben, etwa Kinderbetreuung oder die Pflege eines Angehörigen, zeigen sich die meisten Arbeitgeber kulant und verständnisvoll. Ein ehrliches Gespräch ist hier die beste Lösung.

  • Wann darf ich den Firmenwagen nutzen?

    Es erklärt sich von selbst, dass ein Firmenwagen für berufliche Zwecke genutzt werden kann. Doch wie sieht es im privaten Bereich aus? Hier kommt es darauf an, was zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter vereinbart wurde. Ist die private Nutzung des Fahrzeugs nicht eindeutig erlaubt, steht der Wagen Ihnen nur für den Beruf zur Verfügung. Wurde die private Nutzung gestattet, muss der Dienstwagen allerdings versteuert werden.

  • Wo darf ich übernachten?

    Fälschlicherweise wird oft angenommen, dass der Arbeitgeber festlegen darf, in welchem Hotel seine Mitarbeiter übernachten müssen. In Wahrheit kann das Unternehmen nur bedingt Einfluss nehmen, indem es vorgibt, welche Kosten für die Unterkunft angemessen sind. Hält der Mitarbeiter sich an diese Vorgaben, kann er auch selbst ein Hotel aussuchen.

    Übertreibt er es jedoch, muss er für den Schaden aufkommen. Deutlich schärfere Konsequenzen hat ein Spesenbetrug: Ein Arbeitnehmer, der bewusst falsch abrechnet – etwa seine Frau auf die Dienstreise mitnimmt – und dann den erhöhten Betrag fürs Doppelzimmer vom Hotel als Einzelzimmer dem Arbeitgeber in Rechnung stellt. Das kann im schlimmsten Fall zur Kündigung führen.

  • Was gilt für Außendienstler?

    Für Außendienstler gehört das ständige Reisen und Fahren zur täglichen Arbeit dazu. Dementsprechend besteht auch Anspruch auf eine Vergütung, da – wie oben erläutert – die Reisezeit als Arbeitszeit einzustufen ist.

  • Darf ich auf Dienstreisen auch privat etwas unternehmen?

    Wer eine längere Dienstreise antritt, möchte sich den Aufenthalt natürlich ein wenig verschönern. Dies ist natürlich erlaubt, solange die Arbeit nicht darunter leidet. Bezahlen muss das der Arbeitnehmer allerdings alleine, da es sich nicht um Arbeitszeit handelt, sondern um privates Vergnügen.

  • Was darf ich mit meinen Bonusmeilen machen?

    Mitarbeiter in großen internationalen Unternehmen sammeln oft viele Bonusmeilen an. Leider dürfen diese nicht einfach privat für den nächsten Urlaub genutzt werden. Solange keine explizite Erlaubnis des Arbeitgebers vorliegen, gehören die Bonusmeilen dem Unternehmen, auch wenn der Arbeitnehmer nicht darüber informiert wurde (§ 667 2. Alt. BGB).

    Zwar halten viele Fluggesellschaften mittlerweile in ihren AGB fest, dass die Bonusmeilen nicht übertragbar seien, aber auch das hat keinen Einfluss darauf, dass der Arbeitgeber der eigentliche Inhaber ist. Er kann verlangen, dass die Bonusmeilen ausschließlich für Dienstreisen verwendet werden (Urteil vom Landesarbeitsgericht Hamm, AZ: 14 Sa 496/05 und BAG , Az. 9 AZR 500/05).

    Ein strittiger Punkt ist die Frage nach dem Nachweis, wieviele Bonusmeilen angesammelt sein mögen: Denn die laufen über ein privates Konto des Arbeitnehmers und ohne Herausgabe des Kontostands oder der PIN kann ein Arbeitgeber die genaue Summe nicht nachvollziehen. Arbeitgebern wird daher empfohlen, für klare Verhältnisse zu sorgen, denn die Bonusmeilen sind ein geldwerter Vorteil. Sie eignen sich somit in Gehaltsverhandlungen mit dem Mitarbeiter, wenn eine Gehaltserhöhung beispielsweise aus betrieblichen Gründen nicht möglich ist.

    Allerdings kann das Thema Bonusmeilen für den Arbeitnehmer auch kritisch werden: Wenn es die Regel gibt, dass sie nur für Dienstreisen verbraucht werden dürfen und der Arbeitnehmer sie dennoch privat aufgebraucht hat, kann das zur Abmahnung oder schlimmstenfalls sogar Kündigung führen.

  • Gilt der Unfallschutz auf Dienstreisen?

    Für den gesetzlichen Unfallschutz gilt, dass er lediglich bei dienstlich veranlassten Wegen und Tätigkeiten gilt. Das heißt: Wer bei einer Präsentation unglücklich auftritt und sich den Knöchel verstaucht, fällt unter den gesetzlichen Unfallschutz.

    Allerdings gibt es auf jeder Dienstreise auch Ruhezeiten und Freizeit: Die Zeit nach der Arbeit, etwa wenn Sie schlafen oder abends am Ort noch privat ein Feierabendbier trinken gehen.

    Und hier gilt dasselbe wie zuhause auch: Wer morgens im Hotelbad vor der Arbeit ausrutscht oder nach Feierabend auf dem Weg zur Kneipe stürzt, hat keinen Arbeitsunfall, sondern einen normalen Unfall, der über die eigene Krankenversicherung abgedeckt ist.

Tipps für die Dienstreise mit Kollegen

Eine Dienstreise mit Kollegen kann ein erfolgreiches Projekt sein. Gute Zusammenarbeit, Harmonie und gegenseitige Unterstützung. Oder der Trip wird anstrengend, nervig und kaum auszuhalten. Nicht immer können Sie sich aussuchen, mit wem Sie auf Dienstreise gehen wollen und statt des Lieblingskollegen fahren Sie vielleicht mit einem eher unliebsamen Büronachbarn zu einem Event.

Umso wichtiger, dass Sie die gemeinsame Dienstreise planen und das Risiko für unliebsame Überraschungen reduzieren. Diese Tipps können dabei helfen:

  • Ziele definieren

    Auf gut Glück in den Flieger steigen und die Dinge auf sich zukommen lassen — kann man machen. Sinnvoller: Ziele definieren. Was wollen wir überhaupt erreichen? Was wollen wir mitnehmen – wörtlich oder im übertragenen Sinne? Wann ist die Reise ein Erfolg? Möglichkeit: Alle Mitreisenden setzen sich an einen Tisch und legen Ziele, Wünsche, Erwartungen fest. So können sie Irritationen von vornherein vermeiden, Missverständnisse ausschließen.

  • Verantwortungen klären

    Viele Köche verderben den Brei, viele Reiseführer verpfuschen die Reise. Besser ist es, wenn die Verantwortungen von Anfang an klar verteilt werden. Zu den Aufgaben zählen unter anderem: Einchecken, Zeiten und Termine im Blick behalten, Transfers planen, Meetings organisieren, Kontakt mit dem Arbeitgeber halten. Wer übernimmt was? Oder kümmert sich einer um alles? Wer die Verantwortung trägt, sollte trotzdem Rücksprache halten. Welche Art von Hotel bevorzugen die anderen? Wie viel Zeit sollte für bestimmte Punkte der Agenda eingeplant werden?

  • Teamfähigkeit beweisen

    Kein Bewerber-Bullshit-Bingo ohne das Wörtchen Teamfähigkeit. Das Schöne: Jetzt haben Sie die Möglichkeit, Ihre Teamplayer-Fähigkeiten wirklich unter Beweis zu stellen. Die Möglichkeiten auf einer Dienstreise sind fast unbegrenzt: Briefen Sie die Kollegen vor dem Termin noch einmal, bieten Sie wenn möglich Ihre Hilfe an, bringen Sie anderen einen Kaffee mit, geben Sie dem erschöpften Kollegen Zeit zur Erholung. Kurz gesagt: Zeigen Sie sich von Ihrer besten Seite. Wenn alle so denken, wird die Dienstreise wie von selbst eine angenehme und erfolgreiche Zeit.

  • Alkohol meiden

    Gegen ein gemeinsames Feierabendbier oder ein Glas Wein in der Hotel-Lobby ist nichts einzuwenden. Das kann sogar das Gemeinschaftsgefühl stärken und die Stimmung verbessern. Übertreiben sollten Sie es aber auf keinen Fall! Sie wollen sich vor den Kollegen nicht volltrunken präsentieren. So schaden Sie nur Ihrem Ruf, machen sich angreifbar oder Ihnen rutscht der ein oder andere Kommentar über den Chef raus.

  • Pausen einplanen

    Je länger die Reise dauert, desto mehr werden Sie sich auf die Nerven gehen. Selbst Kollegen, die sich eigentlich verstehen, brauchen irgendwann Zeit für sich. Bei einer anstrengenden Dienstreise steigt der Stress und alle sind emotional aufgeladen. Kein guter Zeitpunkt, um den anderen mit weiteren Fragen zu nerven oder ständig an seiner Seite zu kleben. Wichtig deshalb: Planen Sie Pausen ein – nicht nur von der Arbeit, sondern voneinander. Solche Zeiten, in denen jeder tun kann, worauf er gerade Lust hat, sind auf einer Dienstreise sehr erholsam.

[Bildnachweis: Doppelganger4 by Shutterstock.com]

23. August 2019 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Taralej. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.



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