Mails: So verfassen Sie effektive Nachrichten

Mails sind aus dem Alltag kaum noch wegzudenken. In Echtzeit im virtuellen Postfach, papierlos, jederzeit an der richtigen Stelle abzuspeichern und mühelos zu vervielfältigen, um andere Personen über wichtige Inhalte zu informieren. Dasselbe ging und geht mit dem klassischen Brief per Post nur bedingt. Zeitaufwand und Mühe sind deutlich höher, vom Preis für Briefmarken ganz zu schweigen. Es gibt also gute Argumente für Mails. Leider sind sie teilweise schlecht verfasst: Keine oder übermäßige Interpunktion, wenig bis keine Struktur und andere Fehler führen dazu, dass sie im Arbeitskontext als lästige Zeiträuber wahrgenommen werden und selten ihr Ziel erreichen. Was Sie tun können, um effektive Mails zu verfassen…

Mails: So verfassen Sie effektive Nachrichten

Welche Bedeutung haben Mails?

Wie werden Mails gelesen? Häufig sind sie zu Snack Content degradiert – sie werden auf dem Smartphone im Bus, auf dem Weg zur Kantine konsumiert. Manche haben das Handy immer griffbereit neben sich, so dass sie schnell darauf blicken können, wenn ihr Gesprächspartner beispielsweise gerade mal den Tisch oder Raum verlässt.

Da es mittlerweile unzählige Kommunikationswege gibt, ist auch gar nicht mehr so entscheidend, wie und wo Ihnen ein Text übermittelt wird – via Facebook, Whatsapp oder doch als klassische E-Mail macht kaum einen Unterschied.

Einer aktuellen, repräsentativen Umfrage des Digitalverbands Bitcom bekommen Arbeitnehmer im Schnitt 21 Mails. 30 Prozent aller Befragten hatten 30 Mails pro Tag, acht Prozent hatten 50 und mehr.

Mit zunehmendem Alter erhöht sich die Anzahl der Mails sogar: Jüngere Arbeitnehmer hatten durchschnittlich 15 Mails am Tag, in der Altersgruppe zwischen 30 und 49 Jahren waren es 21 Mails und bei den 50- bis 64-Jährigen waren es 25 berufliche Mails pro Tag. Damit ist die Bedeutung von Mails sogar angestiegen – vier Jahre zuvor waren es durchschnittlich drei Mails weniger.

Mails als Zeitfresser

Mails ZeitfresserGanz gleich ob Sie Mails beruflich oder privat nutzen: In der Regel haben Sie etwas mitzuteilen. Umso ärgerlicher, wenn das nicht ankommt. Das gilt natürlich auch umgekehrt, als Empfänger, wenn Sie einfach nicht verstehen, was Ihr Gegenüber Ihnen sagen will.

Mails sind hervorragende Zeitfresser. Die Bitcom-Umfrage hat ja lediglich Durchschnittswerte ermittelt – in manchen Fällen mag die individuelle E-Mail-Flut ganz anders, sprich: drastischer aussehen.

Rechnen Sie mal mit einer Bearbeitungszeit von drei Minuten pro Mail. Dann verwenden Sie selbst bei „nur“ 21 Mails pro Tag wenigstens eine gute Stunde Arbeitszeit. Wenn dann der Absender außerdem noch unklar formulierte Mails schreibt, dann verlängert das tendenziell Ihren Aufwand.

Und dazu kommen ja noch andere Aufgaben. Der amerikanische Wissenschaftler Eric Horvitz fand bereits vor Jahren heraus, dass Unterbrechungen durch Mails, bei denen der Arbeitnehmer sofort auf die Mail reagiert, ihn im Schnitt zehn bis 15 Minuten an Zeit kosten, um anschließend wieder in einen Flow-Modus zu kommen.

Eine Alternative wäre, wenn Sie sich feste Zeiträume legen, zu denen Sie Mails bearbeiten. Die wenigsten Mails müssen in Echtzeit beantwortet werden. Überlegen Sie im Vorfeld, welcher Zeitpunkt geeignet sein könnte. Die meisten Menschen haben bis etwa 11 Uhr vormittags ihre produktive Phase und fallen nach der Mittagspause ins Schnitzelkoma.

Oft lassen sich Mails besser zu Zeiten bearbeiten, in denen man eher seinen schöpferischen Tiefpunkt hat. Die Hochphase sollte eher der Bearbeitung von geistig anspruchsvolleren Aufgaben dienen. Nach 11 Uhr und ein zweites Mal am Nachmittag könnte zum Mails schreiben geeignet sein.

Wie übermitteln Sie Ihre Botschaft?

Angesichts eines steigenden Mailaufkommens ist es wichtig, das potenzielle Frusterlebnis durch schlecht formulierte Mails so gering wie möglich zu halten. Noch mehr Bearbeitungszeit braucht wirklich niemand. Daher haben wir hier einige Tipps für Sie gesammelt, wie Sie mit effektiven Mails erreichen, was Sie wollen:

  • Haben Sie das Ziel vor Augen

    Klingt simpel, aber in der Praxis fangen manche Menschen an zu schreiben, noch bevor sie für sich klar haben, worauf sie eigentlich hinauswollen. Für die allgemeine Struktur lautet die erste Regel daher, genau zu wissen, was Sie konkret sagen wollen. Welche Aktion erwarten Sie von Ihrem Gegenüber?

    • Erwarten Sie einen Rückruf?
    • Dient die Mail lediglich zur Kenntnisnahme?
    • Benötigen Sie wichtige Dokumente?
    • Soll ein Termin vereinbart werden?

    Entwickeln Sie Ihre Mail gedanklich vom Ende aus gehend. Niemand hat Zeit zu verschenken, also kommen Sie direkt zu Beginn auf den Punkt und kündigen Ihr Anliegen pointiert mit Schlagworten im Betreff an. Statt: „Wichtige Dokumente von Kunde XY zur Bereitstellung in der Dropbox bis morgen früh erwünscht“ sollten Sie „Dokumentenablage in Dropbox erforderlich“ schreiben.

    Um Zeit zu sparen und die gewünschte Aktion beim Gegenüber zu erwirken, sollten Sie es ihm oder ihr so leicht wie möglich machen. Geben Sie in Ihrer Mail direkt Zeiten an, zu denen Sie beispielsweise erreichbar sind oder wann Ihnen ein Termin gut passen würde. Sollen Dokumente zugänglich gemacht werden, können Sie einen Dropbox-Link zusenden.

  • Beachten Sie die korrekte Anrede

    In einer Zeit, in der viele kaum noch die Grundlagen des schriftlichen Verkehrs kennen, wird auch Mails oft nicht die notwendige Aufmerksamkeit gewidmet. Zu flapsige oder gar weggelassene Begrüßungen sind aber ein echter Kommunikationskiller. Was für Bewerbungen gilt, gilt auch bei Briefen und bei Mails:

    Sprechen Sie den Empfänger immer persönlich mit Namen an. Recherchieren Sie gründlich, dass Sie auf jeden Fall die korrekte Schreibweise und gegebenenfalls Titel benutzen. Eine persönlich adressierte Mail hat außerdem einen weiteren Vorteil: Sie landet weniger wahrscheinlich im Spamordner. Folgende Anredemöglichkeiten stehen je nach Grad Ihrer Bekanntschaft zur Auswahl:

    • Sehr geehrte Frau/Professorin (Nachname),
    • Guten Tag Herr/Dr. (Nachname),
    • Hallo (Vorname),

    Mit Vornamen sollten Sie wirklich nur gute Bekannte oder Menschen anreden, zu denen Sie ein freundschaftliches Verhältnis pflegen. Absehen sollten Sie von Begrüßungen à la „Moin“ oder „Hi“.

  • Beginnen Sie mit einer persönlichen Note

    Leiten Sie Mails mit etwas Persönlichem ein, verzichten Sie auf Floskeln. In dem Moment, in dem Sie bei Ihrem Adressaten eine Gemeinsamkeit entdecken oder vielleicht ein Kompliment machen, wird er Ihnen automatisch offener gegenübertreten. Gemeinsamkeiten lassen sympathisch wirken und Komplimente ohnehin.

    Natürlich kommt es immer ein wenig darauf an, wem Sie gerade schreiben – Mails an Ihren Vorgesetzten etwa sollten nie zu vertraulich oder anbiedernd wirken. Aber eine freundliche Bemerkung hat noch niemanden geschadet. Selbst mit Menschen, die wir häufig nur flüchtig kennen, sind wir mittlerweile oft durch diverse Social-Media-Kanäle wie Facebook und Instagram verbunden. Menschen geben dort viel von sich preis, das Sie in einer Mail aufgreifen könnten – etwa:

    • „Vielen Dank für das freundliche und informative Gespräch am Montag.“
    • „Wie ich gesehen habe, haben Sie auch einen roten Stubentiger zuhause. Diese Tiere steigern die Lebensqualität ungemein.“
    • „Den neu gestalteten Webauftritt Ihrer Firma finde ich sehr gelungen, tolle Navigation.“
    • „Es fasziniert mich, wie professionell Sie Ihre Blusen selbst schneidern.“
  • Kommen Sie zum Punkt

    Nach diesem freundlichen Einstieg sollten Sie allerdings das Ziel fokussieren und nicht über sich selbst oder irgendwelche Nebenschauplätze ins Schwadronieren kommen. Wenn Sie ein Angebot unterbreiten, müssen Sie mit eindeutigen Fakten kommen. Worin liegt der Vorteil, wenn jemand Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung erwirbt? Ihren Text müssen Sie ansprechend aufbereiten. Dazu gehört einerseits die Sprache:

    • Verzichten Sie auf komplizierte Ausdrücke.
    • Schreiben Sie in kurzen, prägnanten Sätzen.
    • Vermeiden Sie, durchgängig in Großbuchstaben zu schreiben.
    • Setzen Sie Ausrufezeichen sparsam ein.
    • Arbeiten Sie mit Listen für eine bessere Übersicht.
    • Fügen Sie bei längeren Mails Absätze als Sinnesabschnitte ein.

    Andererseits können Sie durch die formale Gestaltung dazu beitragen, dass der Text übersichtlicher wird. Das erreichen Sie durch die angesprochenen Sinnesabschnitte und durch Fettungen und Kursivierungen. Es gilt wie bei Bewerbungen: Dosieren Sie sparsam, verwenden Sie nicht Fettdruck, Kursivierung und womöglich noch eine andere Schriftgröße kurz aufeinander folgend.

    Wenn Sie etwas betonen wollen, können Sie natürlich einzelne Worte in Großbuchstaben schreiben. Sie können ebenso gut g e s p e r r t schreiben, also die Buchstaben mit Zwischenraum setzen. Ganze Sätze in GROSSBUCHSTABEN oder fünf (!!!!!) abschließende Ausrufezeichen wirken auf den Empfänger wie wenn Sie schreien und damit äußerst unhöflich.

    E Mail Like A Boss Anleitung Grafik

  • Formulieren Sie ein Call-to-Action

    Der Schluss in Mails sollte dafür genutzt werden, einen Call-to-Action, eine Handlungsaufforderung an den Empfänger zu richten: Was war der Anlass Ihrer Mail, welche Schritte sind als nächstes erforderlich? Halten Sie es so konkret wie nötig: Geben Sie Deadlines an, bis wann Sie eine Antwort oder einen Rückruf erwarten oder verabschieden Sie sich freundlich, zum Beispiel so:

    • Ich habe hier einmal einen Entwurf ausgearbeitet, wie das Ganze aussehen könnte. Wenn dir der Vorschlag gefällt und du keinerlei Anmerkungen hast, könnte das so morgen an den Kunden herausgehen. Bitte gib mir bis morgen früh 9 Uhr Bescheid. Vielen Dank.
    • Für weitere Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Sie können mich bis 17 Uhr im Haus unter der Telefonnummer 123/456789 erreichen.

  • Nutzen Sie eine persönliche Grußformel

    Um Ihre Mails gelungen abzurunden, sollten Sie eine persönliche Note für Ihre Grußformel wählen. Wie für die Anrede sollten Sie die gebotene Höflichkeit walten lassen und keine Verabschiedung à la Tschüss, Ciao, Bis denne oder Ähnliches als Schluss setzen. Auf der sicheren Seite sind Sie immer mit Formulierungen wie Mit freundlichen Grüßen oder Mit freundlichem Gruß. Liest man allerdings ständig. Deutlich persönlicher, weil freundlich sind diese Grußformeln:

    • Herzliche Grüße nach Hamburg
    • Ihnen ein schönes Wochenende
    • Beste Grüße ins schöne München
    • Sonnige Grüße

[Bildnachweis: Stokkete by Shutterstock.com]
8. Oktober 2019 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Taralej widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.



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