Meeting: 13 Tipps für bessere Meetings und Besprechungen

Es gibt Tage, die fangen schwach an und lassen dann stark nach. Mit einem Meeting ist das genauso. Und diese ziehen sich auch noch in die Länge wie lästiges Kaugummi am Schuh. Vor ein paar Jahren kam kurz die Idee auf, einmal in der Woche einen konferenzfreien Tag einzuführen, kein Meeting, keine Besprechung – einfach mal nicht labern, sondern machen. Schöne Idee, leider hat sie sich nie durchgesetzt. Stattdessen sitzen Angestellte ständig in Meetings und verschwenden dabei wertvolle Zeit und Nerven. Schluss damit! Wie Meetings schaden und 13 Tipps für bessere Besprechungen…

Meeting: 13 Tipps für bessere Meetings und Besprechungen

Meeting: Problematisch statt produktiv

Die Arbeitszeit soll produktiv und erfolgreich genutzt werden. So die Theorie. Die Praxis zeigt: Viele Büroarbeiter sind längst zu Rittern der Schwafelrunde mutiert.

Einige Studien zeigen sogar, dass einige Arbeitnehmer die Hälfte Ihrer Arbeitszeit in solchen Teamsitzungen verbringen, andere Untersuchungen sprechen von Werten zwischen 15 und 30 Prozent. Führungskräfte und höhere Positionen sitzen dabei noch einmal deutlich länger als andere Kollegen in Meetings.

Wissenschaftler und betroffene Mitarbeiter sind sich jedoch einig: Ein großer Teil der täglichen und wöchentlichen Meetings könnte problem- und ersatzlos gestrichen werden.

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Anders ausgedrückt: Viele Meetings sind unnütz und sorgen für Probleme, statt zur Lösung beizutragen.

Je häufiger solche Treffen am Tag stattfinden, desto mehr fragmentieren sie den Tag der Teilnehmer in immer kleinere und deshalb kaum noch produktive Einheiten. Wie sollen Sie sich wirklich einer Aufgabe widmen, wenn Sie zwischen zwei nervigen Meetings, in denen kaum etwas Neues besprochen wird, nur eine oder knapp zwei Stunden Zeit haben? Der vielbeschworene Flow – er findet nicht mehr statt.

Zudem werden in diesen Meetings oft nur über abstrakte Probleme, Hypothesen und Was-wäre-wenn-Szenarien gesprochen. Entsprechend theoretisch und nutzlos sind häufig die Ergebnisse. Trotzdem haften Meetings in der Welt des Managements nahezu sakrosankte Attribute an, wie positiv, populär, produktiv. Warum bloß?

Was kaum einer zugibt: Die Zusammenkünfte sind oft nichts weiter als Marktplätze der Eitelkeiten – mit hohen Risiken und Nebenwirkungen. Die Teilnehmer erscheinen unvorbereitet; wissen nicht, was auf der Agenda steht oder was genau sie jetzt gleich erarbeiten sollen und driften deshalb ständig ab.

Das langweilt, nervt, frustriert.

Forscher vom Virginia Tech Crilion Research Institute gehen sogar soweit, zu sagen: Meetings machen dumm. In den zugrunde liegenden Experimenten mussten sich die Probanden jeweils vor und nach den Meetings Intelligenztests unterziehen, Resultat: Nach den Konferenzen lag ihr IQ deutlich niedriger als vorher. Vor allem Frauen schnitten in den Tests nach der Sitzung merklich schlechter ab – insbesondere im Vergleich zu der Kontrollgruppe mit Kollegen, die nicht gemeetet hatten.

So hilft oft nur noch Galgenhumor, um die endlosen Meetings zu ertragen. Wie bei diesen Sätzen, die wohl jeder schon einmal im Meeting gedacht hat…

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Meeting-Arten: Verschiedene Besprechungstypen

Meeting Arten Tipps Unterschiede Definition RegelnMeeting ist noch lange nicht gleich Meeting – auch wenn viele der Besprechungen an den gleichen Problemen kranken und sich deshalb für Mitarbeiter alle gleich nutzlos anfühlen.

Bei einer Umfrage des Instituts LM Research & Marketing Consultancy unter 2500 Büroarbeitern kam heraus:

  • 29 Prozent der täglichen Meetings sind webbasierte Treffen.
  • 26 Prozent sind Präsenz-Meetings.
  • 24 Prozent sind Telefonkonferenzen.
  • 11 Prozent sind private Runden.

17 Prozent der Konferenzen müssen allerdings noch vor dem Treffen wieder neu geplant werden, weil Teilnehmer absagen oder sich Inhalte geändert haben.

Aber auch inhaltlich können sich die Konferenzen unterscheiden. Hier finden Sie Dossiers zu typischen Meeting Arten, die wohl jeder kennt:

Meeting Tipps: Wie Konferenzen besser werden

Die Erkenntnis, dass Meetings eher schaden als nutzen, ist nicht neu. Einige Unternehmen haben darauf reagiert und versuchen, Besprechungen zu reduzieren. Ganz ohne geht es im beruflichen Alltag aber doch nicht.

Auch wenn das schrecklich appellativ klingt: Wir sollten alle damit beginnen, Meetings von den typischen Schwafelrunden weg zu entwickeln, in denen der Wert eines Beitrages an dessen Dauer sowie der Anzahl der verschossenen Worthülsen und gedroschenen Phrasen bemessen wird.

Die folgenden 13 Tipps und Empfehlungen können helfen, bessere Meetings zu erzeugen…

  • Meeting pünktlich beginnen

    Wenn Sie warten, bis alle Teilnehmer vollzählig sind, werden beim nächsten Mal wieder einige zu spät erscheinen, denn sie wissen jetzt, dass das Meeting so oder so nicht pünktlich (und ohne sie) beginnt. Da auch zehn Minuten wertvolle Zeit sind, drei Tipps für mehr Pünktlichkeit:

    • Bitten Sie die Teilnehmer nachdrücklich um pünktliches Erscheinen. Das schafft Leidensdruck.
    • Suchen Sie sich Räumlichkeiten, die Zuspätkommer nicht unbemerkt betreten können. Kommentieren Sie deren Verspätung.
    • Warten Sie nicht auf Trödler – auch nicht die Führungskräfte. Beim Nächsten Mal werden sie pünktlich sein.
  • Agenda rechtzeitig vorbereiten

    Die Agenda dient als Leitfaden und signalisiert nach außen, dass die Besprechung organisiert ist und sich jemand Gedanken über den Ablauf sowie einzelne Punkte gemacht hat. Was Sie trotz Agenda beachten sollten:

    • Bestimmen Sie einen Moderator zur Diskussionsführung.
    • Notieren Sie neue Diskussionspunkte und planen Sie diese für das nächste Meeting ein.
    • Lassen Sie die Agenda im Vorfeld allen Teilnehmern zukommen.
  • Erhöhen Sie die Aufmerksamkeit durch Fragen

    Experten raten dazu, die Teilnehmer gezielt aus dem Denktrott zu befreien. Etwa mit einer launigen Anekdote zu Beginn oder einer ungewöhnlichen Frage. Tatsächlich konnten Studien zeigen, dass der Auftakt eines Treffens, den gesamten Verlauf enorm beeinflusst. Beginnt der Chef erst einmal mit einem Rüffel, wird sich anschließend kaum noch jemand engagieren wollen. Die Leute machen dann nur noch ihren Job.

    Dan McCarthy, der seit über 20 Jahren im Bereich der Führungskräfteentwicklung arbeitet, hat wiederum ein paar Fragen entwickelt, die helfen können, Teams in Meetings wachzurütteln:

    • Wie stellen Sie sich den idealen Arbeitsplatz vor?
    • Welche ungeschriebenen Regeln erschweren es, schneller, effizienter und profitabler zu arbeiten?
    • Wo würde das Unternehmen heute stehen, wenn Sie nicht hier arbeiten würden?
    • Wenn Hollywood einen Film über unser Unternehmen drehen würde, welchen Titel hätte er?

    Bevor Sie damit aber im nächsten Meeting loslegen: Wer die Fragen stellt, sollte auch bereit sein, mit unangenehmen Wahrheiten konfrontiert zu werden. Schaffen Sie also vorher ein offenes Gesprächsklima und respektieren Sie die Antworten Ihrer Mitarbeiter und Kollegen – egal, ob diese Ihnen gefallen oder nicht.

    Wenn es nicht gleich ganz so ausgefallen sein soll, tun es übrigens auch andere Fragen. Das bindet alle Teilnehmer ein und erhöht die Aufmerksamkeit. Schließlich möchte niemand ertappt werden, während er keine Ahnung hat, worum sich das Gespräch gerade dreht.

  • Konferenzen richtig nutzen

    Berufen Sie kein Meeting ein, wenn das Problem nicht auch per E-Mail hätte geklärt werden können. Wenn nur Fakten verbreitet werden sollen, nutzen Sie die elektronische Kommunikation. Falls dann noch Fragen auftreten, können Sie immer noch eine Sitzung anberaumen. Wozu Besprechungen letztlich da sind:

    • Um angeregte wie anregende Diskussionen zu führen.
    • Um offenen Fragen zu klären.
    • Um schneller einen Konsens zu finden.
  • Teams besser besetzen

    Es gibt Arbeitskollegen, deren einzige Aufgabe es ist, anderen zu sagen, aus welchen Gründen ihre Ideen nicht funktionieren werden. Zur Lösung selbst können oder wollen sie jedoch nichts beitragen, ebenso wenig haben sie eigene Ideen. Personen dieser Art ruinieren jedes Treffen. Laden Sie deshalb die richtigen Teilnehmer ein – jene, die…

    • …zu den Themen beitragen können.
    • …die entscheidenden Kenntnisse mitbringen.
    • …regelmäßig durch kreative und konstruktive Vorschläge auffallen.
  • Schweiger gezielt ansprechen

    Falls sich jemand nicht engagiert, halten Sie das bitte nicht sofort für einen Akt der Rebellion oder der Arbeitsverweigerung. Vielleicht fühlt sich derjenige auch nur unwohl mit dem Format der Konferenz. Sprechen Sie solche Teilnehmer gezielt an und bitten Sie respektvoll um Vorschläge. Einfache Fragen wie: Herr Müller, wie ist Ihre Meinung dazu? reichen völlig aus. Dies ist eine der Hauptaufgaben des Moderators, denn:

    • Wenn jeder etwas beiträgt, fühlt sich niemand fehl am Platz.
    • Die Meinung eines jeden Teilnehmers ist wichtig. Deshalb haben Sie diese Leute ja auch eingeladen (siehe Punkt 4).
    • Oft tauchen so neue Standpunkte und Denkanstöße auf.
  • Diskussionen unbedingt fördern

    Wenn keine Diskussionen während der Besprechung stattfinden, war das Meeting sehr wahrscheinlich unnötig. Denn dann wurden nur Fakten präsentiert und still abgenickt. Besprechungen dienen zum Ideenwettstreit und nur die Besten sollten sich sich am Ende durchsetzen. Dazu ist wichtig, dass Sie Folgendes beachten:

    • Diskutieren Sie stets sachlich, persönliche Differenzen müssen unterbunden werden.
    • Vorgesetzten muss widersprochen werden können, wenn deren Meinung nicht geteilt wird.
    • Machen Sie die Tragweite der Entscheidungen deutlich, damit die Teilnehmer nicht nur opportunistisch handeln.
  • Entscheidungen sichtbar dokumentieren

    Für neue oder externe Gruppenteilnehmer dienen Protokolle als erste Informationsquelle. Vor allem wenn mehrere Personen neu dazukommen, fehlt oft die Zeit für eine persönliche Einführung. Des Weiteren werden viele Entscheidungen getroffen, an deren Vorteile sich nach Monaten niemand mehr erinnern kann (oder mag). Schon mit einfachen Mitteln lässt sich das Problem eindämmen:

    • Erstellen Sie hinterher ein Protokoll und lassen Sie es allen Teilnehmern zukommen.
    • Notieren Sie, wer was bis wann aus welchem Grund erledigen soll.
    • Bringen Sie (als Gastgeber) relevante Protokolle zur nächsten Konferenz mit und verweisen Sie darauf.
  • Powerpoint möglichst vermeiden

    Powerpoint ist ein nützliches Werkzeug für Schulungen oder Seminare – aber nicht für effektive Meetings. Wenn in einer Besprechung mehr als sieben Minuten schweigend auf eine Wand gestarrt wird, dann hätten die präsentierten Informationen ebenso vorab per Mail versendet werden können. Nochmal: Die meisten Meetings sind zum Meinungsausstausch oder Brainstorming da. Reine Wasserstandsmeldungen lassen sich auch virtuell verteilen. Wenn Sie dennoch mit Powerpoint arbeiten wollen, beherzigen Sie bitte folgende Empfehlungen:

  • Kleine Meetings einberufen

    Im Meeting gilt oftmals: Weniger ist mehr! Große Diskussionsrunden von 15 oder 20 Teilnehmern sind nur äußerst selten sinnvoll und es ist auch nicht angebracht, fast ein komplettes Team im Meeting dazuzuholen. Effektiver ist es, wenn Sie die Größe des Meetings begrenzen und nur eine Handvoll Leute einladen – die dafür aber umso besser diskutieren können.

    Denken Sie immer daran: Je mehr Teilnehmer das Meeting hat, desto häufiger werden Dinge unnötigerweise wiederholt oder es sitzt die Hälfte einfach nur schweigend herum, weil es nichts mehr zu sagen gibt. Warum 15 Leute von der Arbeit abhalten, wenn alles Wichtige auch mit fünf Mitarbeitern geklärt werden kann?

  • Meeting Regeln bestimmen

    Klingt zunächst vielleicht zu hart, Meeting Regeln können aber genau das richtige Mittel sein, um dafür zu sorgen, dass die Zusammenkünfte produktiv sind und am Ende alle mit dem Gefühl, wirklich etwas Sinnvolles getan zu haben, an die Arbeit zurückkehren. Diese Regeln können rein mündlich vereinbart, aber auch schriftlich festgehalten werden – etwa auf einem Flipchart, dass in der Ecke des Meetingraumes steht.

    Wichtig ist: Jeder muss sich gleichermaßen an die Regeln halten – ob nun neuer Kollege oder bereits langjährige Führungskraft. Soll etwas an den Regeln geändert werden, können Vorschläge gemacht werden, die in der Gruppe (aber bitte außerhalb des Meetings) besprochen werden.

    Die Meeting Regeln sollten dabei die wichtigsten Grundsätze klären, die während der Besprechung gelten. Dies können beispielsweise sein:

    • Jeder darf ausreden, ohne unterbrochen zu werden
    • Im Meeting haben Smartphones nichts zu suchen
    • Das Meeting immer pünktlich
    • Vorbereitung ist Pflicht
    • Diskussionen gehören dazu, Streit nicht
  • Sitzungszeit streng einhalten

    Wenn Sie wollen, dass die Teilnehmer pünktlich erscheinen, müssen Sie genauso konsequent beim Schluss bleiben und das Meeting innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens beenden. Denken Sie an das oben schon erwähnte Parkinsonsche Gesetz. Setzen Sie also unbedingt Deadlines und halten Sie diese auch ein. Damit Sie mit Ihrer Zeitplanung hinkommen, beachten Sie aber bitte auch:

    • Kalkulieren Sie stets etwas Pufferzeit und Pausen mit ein.
    • Haben Sie immer ein Blick auf die Zeit, und moderieren Sie das Meeting entsprechend. Unterbrechen Sie Laberer.
    • Auch wenn Sie ein festes Zeitbudget haben: Sie müssen es nicht unbedingt ausschöpfen. Jeder freut sich, wenn die Runde vor dem geplanten Ende fertig wird.
  • Feedback einholen

    Aus Fehlern lässt sich lernen – das gilt auch für Meetings. Soll heißen: Wenn ein Meeting so gar nicht den Erwartungen entsprochen hat, muss es in Zukunft nicht genauso weitergehen. Die Teilnehmer sollten Feedback geben, was Sie gut fanden, was gestört hat und was sie sich für kommende Meetings wünschen würden. Auf diese Weise kann ein Unternehmen mit der Zeit lernen und jedes Meeting besser als den Vorgänger gestalten. Wichtige Feedbackpunkte sind dabei:

    • Was soll sich beim nächsten Meeting ändern?
    • Womit waren Sie zufrieden im Meeting?
    • Wo besteht der dringendste Handlungsbedarf?

Meetings abbrechen: Aus guten Gründen

Ist das Meeting erst einmal angesetzt und begonnen, gibt es meist kein Entrinnen mehr. Die Teilnehmer müssen durchhalten, bis alle Tagespunkte besprochen sind – ganz egal, wie unwichtig und wenig zielführend das ist. Aber muss das wirklich so sein?

Die klare Antwort: Nein! Es ist ein Fehler, krampfhaft ein Meeting durchziehen zu wollen. Fehlen wichtige Voraussetzungen, schalten die Anwesenden ohnehin nach kurzer Zeit ab. Beziehungsweise die eigenen Smartphones an. Statt den Kollegen zuzuhören, werden Mails beantwortet oder im Internet gesurft.

Entsprechend fordern manche – ganz konsequent – Besprechungen, die sich als reine Zeitverschwendung erweisen, sofort abzubrechen. Zur Not auch mitten im Meeting – und sei es nur, um auf den Missstand aufmerksam zu machen oder ein Exempel zu statuieren. Ja, das ist radikal, kann aber den Kreislauf aus organisiertem Überdruss und Langeweile durchbrechen.

Ein Meeting sollten Sie abbrechen, wenn…

  • … es keine Agenda gibt. Wenn Sie sowieso nicht wissen, warum Sie zusammen kommen, hat sich die Sache gleich erledigt. Klare Meeting Regel: Wenn keiner weiß, worum es geht, können sich auch alle wieder ihren normalen Aufgaben widmen.
  • … alle zu spät kommen. Unpünktlichkeit ist gelebte Arroganz. Sie sagt: Anderes ist mir wichtiger. Oder: Ich bin so wichtig, dass ich euch warten lassen kann. So wird die Bummelei gar noch zur Macht- und Dominanzstrategie. Frechheit. Beweisen Sie das Gegenteil!
  • … keiner vorbereitet ist. Leider meinen manche, der tiefere Sinn einer Agenda besteht darin, Punkte zu haben, an denen man sich abarbeiten kann, während man sich parallel an einem Dialog aus Gratiskaffee und Knusperspaß vom Typ „Selection“ erfreut. Falsch! Der Sinn besteht darin, dass man sich vorher ein paar wertvolle Gedanken dazu machen kann, um hernach schneller zu einem optimalen Ergebnis zu gelangen.
  • … nichts herauskommt. Manchmal haben sich alle vorbereitet – und trotzdem zündet der Funke nicht. Qualität kommt von quälen, deshalb sollten Sie hier ruhig auch ein paar Schweigeminuten aushalten. Manche Gedanken brauchen Ruhe, um zu reifen. Aber wenn auch nach einer halben Stunde partout nichts passieren will, vertagen Sie das Meeting lieber, bis die Geister und Gemüter der Anwesenden frischer sind.

Diese 8 Typen treffen Sie in jedem Meeting

Der Störenfried

Er fällt dadurch auf, dass er sich regelmäßig eine andere Meinung leistet, nach der Devise: Das sehe ich aber anders… Das kann auch sein Gutes haben. Im Idealfall verhindert der Störenfried so im letzten Moment ein Desaster oder bringt neue kreative Impulse in die Gruppe. Doch das ist leider die Ausnahme von der Regel, dass der Typ Meetings einfach nur künstlich in die Länge zieht und die Agenda kräftig durcheinander wirbelt, weil er es einfach nur gerne anders sehen möchte als alle anderen.

Der Unterbrecher

Dieser Meeting-Typ ist ein naher Verwandter des Störenfrieds, geht aber anders vor: Sobald in der Runde eine gute Idee geboren wird, kann sich der Unterbrecher kaum noch im Zaum halten. Er muss jetzt auch seinen Senf dazu geben, Motto: Es ist zwar schon alles gesagt, aber noch nicht von allen. Dummerweise fällt er dabei anderen gerne ins Wort – in der charmanten Variante mit Der Kollege hat völlig Recht damit, dass… oder weniger charmant als: Die Idee ist mir auch gerade gekommen. Genau so sollten wir das machen… Von dem fehlenden Benehmen abgesehen ist dieser Typ im Grunde harmlos. Aber zu viele davon im Meeting und Sie haben Anarchie.

Der Verspätete

Ein chronisch unpünktlicher Zeitgenosse, der Meetings regelmäßig daran hindert, effizient zu starten (wenn sie denn überhaupt ohne ihn starten). Das kann mehrere Gründe haben. Entweder der Typ ist ein Chaot, dann hilft nur Disziplinarisches. Oder er demonstriert damit subtil seine Macht, im Sinne von: Seht her: Ich kann es mir leisten, euch warten zu lassen. Ich bin wichtiger! Manchmal tut dieser Typ aber auch einfach nur wahnsinnig beschäftigt, um das wahre Ausmaß seiner Entbehrlichkeit zu verbergen. Oder aber er/sie ist der nächste Typ…

Die Diva

Ob männlich oder weiblich – die Diva fällt durch latente Gereiztheit und Überempfindlichkeit bei allen Belanglosigkeiten auf. Den Unterbrecher weist sie mit Vehemenz und Schärfe in seine Schranken, den Chef zuweilen aber auch. Denn sie ist davon überzeugt, dass sie sich das leisten kann. Oft stimmt das sogar. Entweder, weil sie so schrullig ist, dass ihr alle anderen längst Narrenfreiheit zugestehen – oder schlicht, weil sie es kann. Aufgrund der Hierarchie. Oder der Gunst beim Chef.

Der Schweiger

Ein ruhiger Typ im Meeting, der fast nie etwas sagt. Und falls doch, dann oszillieren seine Beiträge zwischen Zustimmung und Wiederholung. Dazu lässt sich ebenfalls wenig sagen – außer: Manchmal sind Schweiger willkommene Abnicker und Mehrheitsbeschaffer bei Lieblingsprojekten des Meetingleiters.

Der Snacker

Er ist leicht zu erkennen, denn in der Regel hat eine Tasse Kaffee (wahlweise auch Tee) und manchmal auch etwas zu essen dabei. Das wirkt ein wenig häuslich, gemütlich, entpuppt sich im Verlauf mancher Meetings jedoch als weise und vorausschauend, weshalb den Snacker oft neidische Blicke aller anderen treffen – die schon eine Stunde lang mit trockener Kehle und knurrendem Magen der Schwafelrunde lauschen müssen.

Der Disziplinierer

Im Meeting ist dies derjenige, der alle anderen ständig mahnt zur Agenda zurückzukehren oder auf das geplante Ende des Meetings in zehn Minuten hinweist. Eigentlich eine feine Sache, so bleibt die Sitzung produktiv und hält sich im besten Fall an die Vorgaben. Tatsächlich aber handelt es sich bei dem Typ um eine ganz arme Seele, die sich lediglich durch Bürokratismus Aufmerksamkeit und Respekt zu verschaffen hofft.

Der Smartphonist

Dieser Meeting-Typ wird gerne mit dem Schweiger verwechselt, besitzt im Gegensatz zu dem aber ein Smartphone. Sobald es langweilig wird, schaltet dieser Typ um auf externe Konferenz – und meetet seine TwitterFacebookEmailfreunde. Sein Lächeln sollten Sie daher nicht als Beifall zum aktuellen Beitrag missinterpretieren. Wahrscheinlich guckt er gerade nur ein lustiges Youtube-Video. Entweder mit süßen Katzen oder darüber, wie unproduktiv Meetings sind.




Ideen für interessantere Meetings

Dabei gab und gibt es immer wieder gute Ideen, Besprechungen besser zu machen – und das muss gar nicht kompliziert sein. Etwa: einfach die Stühle weglassen. Durch das ständige Stehen haben die Teilnehmer automatisch weniger Interesse daran, dass sich die Ex-Sitzungen unnötig in die Länge ziehen.

Meeting Tipp Konferenz Im Stehen Grafik

Oder: spontan die Reihenfolge der Agenda umdrehen – sofort sind alle viel aufmerksamer.

Wieder andere setzen bewusst auf Pünktlichkeit – am Anfang wie am Ende. Das geht gar soweit, dass die Türen des Konferenzraums zwei Minuten nach Beginn zugeschlossen werden. Motto: Wer zu spät kommt, kommt auch nicht mehr rein.

Das Ganze basiert letztlich auf dem so genannten Parkinsonschen Gesetz. Danach dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht. Die besten Ideen kommen nachweislich erst in den letzten Minuten.

Wer Zeit limitiert, spart also unnütze Laberzeit.

Es gibt sogar ein paar prominente Beispiele von Managern und ihren Meeting-Ideen:

  • Marissa Mayer

    Die Yahoo-Chefin gilt nicht nur als besonders gut organisiert, sondern auch als besonders streng. Ihren Mitarbeitern legte sie schon zu ihren Google-Zeiten feste Meeting Regeln auf: Gemeetet wird nur mit einer klaren Agenda vorab – damit sich die Kollegen a) vorbereiten können und das Treffen b) fokussiert bleibt.

  • Warren Buffett

    Termine nur kurzfristig machen – besser noch von heute auf morgen: Wer sich mit dem New Yorker Finanzgenie treffen will, kann den Termin angeblich frühestens einen Tag davor vereinbaren. Vorteil: Der Verknappungsfilter überträgt die Organisationspflicht auf den Treffwilligen.

  • Götz Klink

    Damit Meetings nicht in ein Rechtfertigungstribunal abdriften, haben die A.T. Kearney-Berater sogenannte Blue-Team-Sitzungen eingeführt: Darin stellt ein Teilnehmer sein Projekt vor, darf sich aber nicht verteidigen, wenn kritische Anmerkungen gemacht werden. Neue Gedanken bekommen so erst einmal eine Chance.

Beteiligung im Meeting: So engagieren sich mehr Mitarbeiter

Sie haben alle Teilnehmer der Besprechung begrüßt und das Thema vorgestellt. Nun warten Sie darauf, dass sich eine Diskussion entwickelt. Doch die rege Beteiligung, die Sie sich erhofft haben, bleibt aus. Zwangsläufig stellen Sie sich die Frage:

Warum sagt keiner was?

Gründe, warum sich Ihre Mitarbeiter im Meeting nicht oder nur kaum beteiligen:

  • Sie haben Angst, etwas Falsches zu sagen.
  • Sie trauen Sie nicht, das Wort zu ergreifen.
  • Sie fühlen sich von Ihrem Anliegen überrumpelt und wissen nicht, was sie sagen sollen.
  • Sie sind gelangweilt.
  • Sie haben nicht verstanden, worum es geht.
  • Sie haben das Gefühl, dass ihre Meinung nichts zählt.

Egal, welche Grund am Ende ausschlaggebend ist (meistens ist es ohnehin ein Mix aus mehreren Punkten), es gibt ein paar Tricks, wie sich eine größere Beteiligung der Anwesenden provozieren lässt – im positiven Sinn:

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig

Wer Meetings unangekündigt einberuft, überrascht die Teilnehmer. Niemand konnte sich vorbereiten und das bedeutet, es muss improvisiert werden. Das verschreckt und verunsichert viele. Besonders ein Ideenmeeting sollten Sie nicht spontan machen. Bei der Ideenfindung werden Sie viel mehr Erfolg haben, wenn jeder sich bereits selbst Gedanken machen konnte.

Schaffen Sie eine positive Gesprächsatmosphäre

Nur wenn Ihre Mitarbeiter nicht befürchten müssen, dass Ihnen durch Ihre Meinung Nachteile entstehen, werden Sie sich auch offen äußern. Wer Angst haben muss, etwas Falsches zu sagen, wird nicht von selbst das Wort ergreifen. Schaffen Sie ein Klima, dass positiv und ermutigend ist. Achten Sie darauf, dass es keine persönlichen Verbalattacken gibt und dass neue Ideen nicht im Keim erstickt werden.

Sorgen Sie dafür, dass jeder zur Wort kommt

Greifen Sie steuernd in die Diskussion ein, damit die Teilnehmer nicht durcheinanderreden. Achten Sie auch darauf, dass die stillen und schweigsamen Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, sich zu äußern. Dafür ist es manchmal notwendig einige der Dauerredner auszubremsen.

Sorgen Sie dafür, dass Gesprächsregeln eingehalten werden

Niemand beteiligt sich gerne an Diskussionen, in denen man unterbrochen oder übergangen wird. Höflichkeit und Freundlichkeit sollten auch in einer Diskussion nicht vernachlässigt werden.


Ermutigen Sie auch Neulinge, sich zu beteiligen

Oftmals fällt es Mitarbeitern, die neu sind, schwer, sich in Meetings einzubringen. Viele üben sich in Zurückhaltung und lassen erst einmal die anderen reden. Sprechen Sie diese gezielt an und ermutigen Sie sie, sich zu äußern. Für Berufsanfänger ist es eine Chance, das Argumentieren und Präsentieren zu üben. Fühlen sich diese ernst genommen, werden sie sich auch künftig äußern.

Moderieren Sie die Diskussion, statt sie zu dominieren

Halten Sie keine langen Vorträge und Monologe, sondern achten Sie darauf, dass sich ein Gespräch entwickeln kann. Hierfür sollten Sie die Rolle des Moderators übernehmen und das Gespräch steuern, damit es zielführend ist. Doch das sollte nicht bedeuten, dass Sie zwangsläufig das letzte Wort haben müssen.

Lassen Sie keine Langeweile aufkommen

Meetings, die sich über mehrere Stunden ziehen und in denen eine Powerpoint-Präsentation nach der anderen folgt, sind ermüdend. Schnell verlieren die Beteiligten die Lust sich zu engagieren und zu diskutieren. Was Ihnen dabei helfen kann, ist beispielsweise auf Stühle zu verzichten, damit sich das Meeting nicht unnötig in die Länge zieht. Oder Sie beginnen mit einem Highlight, beispielsweise eine Anekdote oder eine erfreuliche Nachricht. Damit binden Sie die Aufmerksamkeit der Anwesenden und beeinflussen die Stimmung positiv.

Loben Sie Mitarbeiter für Ihr Engagement

Zeigen Sie, dass Sie gute Ideen und Redebeiträge schätzen und die Leistung dahinter anerkennen. Ein solches Lob spornt an und motiviert ungemein. Ihre Mitarbeiter erhalten damit Feedback und fühlen sich bestätigt. In der Folge steigt die Beteiligung bei allen Teilnehmern.

Achten Sie auf nonverbale Signale

An kleinen Signalen merken Sie, ob sich das Meeting gut entwickelt und wie die Stimmung ist. Rutschen die Beteiligten beispielsweise nervös auf Ihren Stühlen hin und her? Oder schauen Sie immer wieder zur Tür? Das alles können Signale dafür sein, dass das Meeting bereits zu lange dauert. Wer die Augen nach solchen Signalen offen hält, merkt rechtzeitig, wenn die Stimmung kippt und kann steuernd eingreifen.

Zu Wort kommen: Tipps für Introvertierte im Meeting

Meeting Tipps Regeln Introvertiert TricksMeetings sind Bühnen für Selbstdarsteller. Wer die Kunst der großen Geste nicht beherrscht, hält hier ganz schlechte Karten in der Hand. Und wer vor dem Reden zu lange nachdenkt, geht im Meeting leider ebenfalls unter. Muss er aber nicht. Es gibt auch für Introvertierte ein paar Tricks und Kniffe, wie Sie im Meeting auch ohne Getöse auftrumpfen. Diese…

  • Gründlich vorbereiten

    Nicht jedes Meeting steht Wochen vorher im Kalender, aber manche sehen Sie kommen. In diesen Fällen gilt: Gut vorbereitet, ist halb gewonnen. Wem die freie, improvisierte Rede vor einem Dutzend Zuhörern ein Graus ist, darf und sollte die wichtigsten Thesen zuvor vor dem Spiegel einüben. Das ist weder peinlich noch lächerlich, sondern ein erprobtes Mittel.

  • Notizen machen

    Wer einen Notizblock mit ins Meeting nimmt, hat etwas, an dem er oder sie sich festhalten kann, wörtlich und im übertragenen Sinn. Einzelne Stichworte reichen völlig aus. Hauptsache, Sie haben ein inhaltliches Gerüst, ein Hilfsmittel, das Ihnen mehr Sicherheit gibt. Lieber zu viele Notizen machen als zu wenige, aber gut strukturiert sollten sie sein. Und schrecken Sie nicht davor zurück, auch mal direkt abzulesen.

  • Wach bleiben

    Präsenz ist nicht gleichbedeutend mit einem Redeschwall. Nehmen Sie sich zunächst vor, den anderen aufmerksam zuzuhören, wach zu bleiben, den Inhalten zu folgen und nicht langsam wegzudämmern – das ist keinesfalls als Scherz gemeint. Die Aufmerksamkeit im Meeting geht meist schon nach wenigen Minuten verloren.

  • Hände einsetzen

    Nein, den großen Dirigenten müssen Sie nicht mimen. Aber mit der richtigen Körpersprache verleihen Sie Ihren Argumenten Nachdruck. Auch dann, wenn Sie sehr leise sprechen. Oder wenn Ihnen die großen Gesten nicht so im Blut liegen. Vor allem der Einsatz der Hände ist wichtig. Also ruhig mal probeweise ein bisschen damit rumfuchteln – gerne auch vor dem Spiegel.

  • Kultur beeinflussen

    Geheimtipp: Bringen Sie ruhig mal Vorschläge ein, die Ihnen selbst zu Gute kommen, möglicherweise auch per E-Mail. Beispiel: Wenn Ihre Abteilung gerne ins Gruppen-Brainstorming geht, dann schlagen Sie für das nächste Mal eine bessere Alternative vor. Nämlich etwa die, dass alle Teilnehmer ihre Ideen erstmal auf einen Zettel schreiben, um die soziale Komponente, Herdentrieb und Gruppenzwang aus dem Spiel zu nehmen. Versuchen Sie, die Meeting-Kultur ganz diskret und dezent zu Ihren Gunsten zu beeinflussen.

Bonus: Wann Sie sich im Meeting zu Wort melden sollten

Schüchterne sind in Meetings eher schweigsam und zurückhaltend. Das kann ein Nachteil sein – doch wer zu viel redet, tut sich ebenfalls keinen Gefallen. Beteiligung ist zwar gut, manchmal empfiehlt es sich dennoch, lieber den Mund zu halten…

Meeting Tipps zu Wort melden Diagramm Grafik Bild

[Bildnachweis: Rawpixel.com, Doppelganger4 by Shutterstock.com]
5. August 2019 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Taralej. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.



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