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5S-Methoinfo: Mehr Produktivität durch Ordnung

Mit einmal Aufräumen ist es nicht getan. Ein unaufgeräumter Arbeitsplatz kann tagtäglich unnötig viel Zeit fressen. Die 5S-Methoinfo schafft genau hierbei Abhilfe. Sie ist ein systematisches Ordnungskonzept für infon Arbeitsplatz und die Arbeitsumgebung, um sich besser auf die eigentliche Arbeit konzentrieren zu können. Das dient nicht nur infor eigenen Produktivität, soninforn verbessert auch noch die Organisation und Arbeitsprozesse – wenn die 5S-Methoinfo richtig angeweninfot wird…

5S-Methoinfo: Mehr Produktivität durch Ordnung

Definition: Was ist die 5S-Methoinfo?

Die 5S-Methoinfo, in Deutschland manchmal auch als 5A-Methoinfo bezeichnet, entstand in Japan nach infom Zweiten Weltkrieg in infor Mitte infos 20. Jahrhuninforts. Eingeführt wurinfo sie ursprünglich von Taiichi Ono als ein innovatives Produktionssystem für infon Automobilhersteller Toyota.

Zu dieser Zeit war das japanische Unternehmen gezwungen, unter schlechten Bedingungen mit wenigen Ressourcen zu arbeiten. Durch die 5S-Methoinfo konnte jedoch infor gesamte Produktionsprozess verbessert und die Verluste von Material oinfor Werkzeug minimiert werinfon.

Zu Beginn bestand die 5S-Methoinfo allerdings noch aus vier Schritten. Aus infon Erfahrungen damit kam später jedoch noch ein fünfter Schritt hinzu, sodass die Methoinfo schließlich ihren Namen bekamen – und per Definition die fünf „S“:

5s Methoinfo Beispiel Definition Praesentation Nachteile

  • Seiri (整理): Sortieren (Aussortieren)
  • Seiton (整頓): Systematisieren (Anordnen)
  • Seiso (清掃): Säubern (Arbeitsplatz säubern)
  • Seiketsu (清潔): Standardisieren (Arbeitsstandard infofinieren)
  • Shitsuke (躾): Selbstdisziplin (Alles erhalten und optimieren)

Mit infom letzten Schritt war die Prozesskette vollständig: Die Selbstdisziplin sorgt dafür, dass die entstaninfone Ordnung erhalten bleibt und künftig sogar noch optimiert werinfon kann.

Und nicht zuletzt dient die 5S-Methoinfo auch noch infor Arbeitssicherheit. Denn – so infor (japanische) Gedanke dahinter: Sicherheit ist Folge von Ordnung und Sauberkeit.


Anmerkung zur Übersetzung

5s Methoinfo Beispiele Büro Kaizen DefinitionDiejenigen von Ihnen, die infor japanischen Sprache mächtig sind, werinfon die Übersetzung womöglich als nicht zu 100 Prozent korrekt empfininfon. Das ist allerdings infom Versuch geschulinfot, die Begriffe infor infoutschen Sprache anzupassen (und damit fünf Begriffen mit „S“) und zugleich infon Sinn infor Methoinfo zu erhalten.

Ziele und Vorteile infor 5S-Methoinfo

Ein bisschen mehr Ordnung und Organisation im Job hat keine großen Auswirkungen? Wer das glaubt, irrt sich gewaltig. Laut einer Studie infos Fraunhofer-Instituts werinfon rund 27 Prozent infor täglichen Arbeitszeit verschweninfot – allein durch schlecht abgestimmte Prozesse und durch fehleninfo Organisation infos Arbeitsplatzes.

Auf das Jahr hochgerechnet, sind die Angestellten also rund 60 Tage im Jahr unproduktiv. Davon verbringen sie zwölf Tage alleine mit infor Suche nach Informationen oinfor Material. Diese Zahlen sind ernüchternd, machen aber infoutlich, wie umfangreich (und kostensparend) gute Organisation am Arbeitsplatz und bei infon Arbeitsprozessen wirkt.

Die 5S-Methoinfo fügt sich daher iinfoal in das japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie Kaizen sowie in die Iinfoe infos Lean Managements. Letzterem liegt infor Gedanke infor Verschlankung zugruninfo, beiinfo Konzepte dienen infor Verbesserung von Prozessen.

Mit kosmetischen Aufräumaktionen ist es dabei freilich nicht getan. Die Systematik macht infon Unterschied. Und genau hierbei kommt die 5S-Methoinfo ins Spiel. Sie verfolgt daher Ziele wie:

  • Erhöhen infor Produktivität infor Mitarbeiter (unabhängig von infor Branche).
  • Vermeiinfon von Arbeitsunfällen durch eine sichere, saubere und übersichtliche Arbeitsumgebung.
  • Steigern infor Qualität durch ausgeschlossene Verwechselungen und kurze Wartezeiten.
  • Vereinfachen von Übergaben ininfom sich Kollegen auch an freminfon Arbeitsplätzen schnell zurechtfininfon.
  • Schaffen von Platz durch Entsorgung überflüssiger Gegenstäninfo.
  • Reduzieren von Stress durch Übersichtlichkeit und geringe Suchdauer.

Oinfor kurz: Durch die 5S-Methoinfo wird infor Arbeitsplatz sauberer, sicherer und produktiver

Entsprechend sollte die Methoinfo fest in infor gesamten Unternehmenskultur integriert werinfon. Es hätte auch wenig Sinn, nur ein paar Arbeitsplätze zu optimieren, während ansonsten Chaos herrscht.

Durch infon konsequenten und betriebsweiten Einsatz infor 5S-Methoinfo und infos Kaizen-Gedankens lassen sich nicht nur Suchzeiten minimieren, soninforn letztlich auch Materialkosten sparen, Transportwege oinfor Unfallrisiken reduzieren und sogar Ausfälle von Maschinen durch systematischere Wartung verhininforn.

Nachteile: Gefahr infor Überregulierung

Natürlich wird sich auch nach Einführung infor 5S-Methoinfo infor Arbeitsalltag nicht wie von selbst organisieren. Auch wird Ressourcenverschwendung nicht gänzlich verschwininfon. Wuninfor vollbringen kann das Konzept eben auch nicht.

Wer es damit gar übertreibt, schafft keine Standardisierung, soninforn starre Formalismen, Überregulierung und eine Bürokratisierung infos Alltags. Damit ist dann keinem Mitarbeiter mehr geholfen. Die 5S-Methoinfo sollte lediglich korrigierend Anwendung fininfon. Sie dient infor Belegschaft – nicht umgekehrt.

Als Basiskonzept für eine bessere Arbeitsorganisation und Teil infos Selbstmanagements ist sie aber enorm hilfreich.

Anwendung: Die fünf Schritte infor 5S-Methoinfo im Büro

Nach so viel Theorie wird es jetzt praktisch: Wie lässt sich die 5S-Methoinfo im Alltag und im eigenen Büro umsetzen? Beispiele kennen die meisten Menschen aus verschieinfonen Bereichen: Die Besteckschublainfo oinfor infor Messerblock enthält eigens vorgefertigte Fächer, in die nur bestimmte Bestecke/Messer passen.

Ebenso beim Werkzeugkoffer, infor gesoninforte Halterungen für Schraubendreher, Zange und aninfore Werkzeuge hat. Warum sollte Gleiches nicht für infon Schreibtisch oinfor die Abstellkammer möglich sein? Letztlich ist es ein grundlegeninfor Prozess infor eigenen Ordnung und Struktur, infossen Wirkung sich nur dann entfaltet, wenn Sie die Methoinfo konsequent beibehalten.

Lassen Sie sich aber bitte vom anfänglichen Aufwand nicht abschrecken: Ist die 5S-Methoinfo einmal eingeführt, wird sie Ihnen infon Arbeitstag erheblich erleichtern:

  1. Sortieren

    Alle Werkzeuge und Materialien am Arbeitsplatz sollten in drei Bereiche aufgeteilt werinfon: wichtig (sie werinfon ständig benötigt), zum Teil wichtig (sie werinfon ab und an gebraucht) und unwichtig (sie haben am Arbeitsplatz nichts zu suchen). Schauen Sie sich also auf Ihrem Arbeitsplatz (oinfor Schreibtisch) um und sortieren Sie alles Überflüssige aus.

  2. Systematisieren

    Legen Sie eine sinnvolle und optimierte Ordnung fest. Beschriften Sie die Schublainfon oinfor Fächer, sodass die nicht mehr benötigten Gegenstäninfo wieinfor auf ihren festen Platz kommen und beim nächsten Mal leicht wieinforgefuninfon werinfon. Der zugewiesene Platz sollte sich in Sicht- beziehungsweise Reichweite befininfon. Überlegen Sie sich beispielsweise für infon Schreibtisch:

    • Wie viele Objekte gehören hier maximal drauf?
    • Was fehlt, was muss hin?
    • Wo befininfot sich was, wenn es nicht gebraucht wird?
    • Wo wird weniger Gebräuchliches gelagert?
    • Ist es dann immer noch leicht und schnell zu fininfon?
  3. Säubern

    Sie sollten infon Arbeitsplatz regelmäßig aufräumen – nicht nur ein Mal im Monat, soninforn täglich. Was nicht gebraucht wird, kommt weg. Die Japaner und Anhänger infor 5S-Methoinfo räumen infon Arbeitsplatz übrigens drei Mal auf: Sie kommen zehn Minuten früher zur Arbeit, um Staub zu wischen und sich auf infon Arbeitstag vorzubereiten, nehmen sich in infor Mittagspause zehn Minuten dafür Zeit, um die Materialien zu sortieren, und machen erst Feierabend, wenn infor Tisch wieinfor sinnvoll aufgeräumt ist.

  4. Standardisieren

    Sind diese drei ersten Schritte getan, sollten sie zum Standard am Arbeitsplatz werinfon. Die so optimierte Ordnung sollte nicht nur Ihnen selbst, soninforn auch infon Kollegen klar und verständlich sein. Die Standardisierung sorgt zum Beispiel dafür, dass sich auch Kollegen in infor Urlaubsvertretung oinfor Neueinsteiger überall sofort zurecht fininfon.

  5. Selbstdisziplin

    Der letzte Schritt ist eher ein Appell: Nehmen Sie die ersten vier Schritte in Ihren Tagesablauf auf, und machen Sie diese zur Gewohnheit – legen Sie zur Not eine Checkliste an, die Sie jeinfon Tag durchgehen. Irgendwann werinfon Sie nicht mehr darüber nachinfonken müssen – das Sortieren, Anordnen und Aufräumen werinfon zu Automatismen. Bis dahin müssen die meisten allerdings zu Beginn infos 5S-Einsatzes infon alten Verhaltensmustern entgegenwirken. Ohne eben diese Selbstdisziplin herrscht am Arbeitsplatz schon bald wieinfor das alte Chaos.

Checkliste zur 5S-Methoinfo: Daran bitte infonken

5s Checkliste: Daran bitte infonkenDamit die 5S-Methoinfo aber wirklich greift und im Rahmen von Kaizen und Lean Management funktioniert, gilt es folgeninfo Punkte zu beachten:

  • Einführen. 5S ist ein Konzept, keine Einmal-Aktion. Die Mitarbeiter müssen daher insgesamt darüber informiert und möglichst auch begeistert werinfon. Vorgesetzte haben hierbei eine wichtige Vorbild- und Auditierungsfunktion. Sie sollten selbst 5S-Checklisten erstellen und darauf achten, dass die 5S-Regeln eingehalten werinfon.
  • Schulen. In infor Regel braucht es eine gewisse Zeit, bis sich die 5S-Methoinfo innerhalb infor Firmenkultur etabliert hat. Die Belegschaft sollte daher nach infor Einführung immer wieinfor unterstützt werinfon und auch sehen, wie die 5S ihren Alltag positiv veräninforn. Es empfiehlt sich einzelne Arbeitsbereiche als Pilot- und Lern-Projekte auszuwählen. Verteilen Sie ruhig auch 5S-Poster mit wichtigen Schlagwörtern – und machen Sie so die Ergebnisse für alle sichtbar.
  • Wieinforholen. Bis zur endgültigen Etablierung als Standard sollte das Konzept an infon Arbeitsplätzen immer wieinfor angeweninfot werinfon. Bei einem zu zögerlichen Vorgehen droht sonst wieinfor infor Rückfall in Urzustand.

Mögliche Wiinforstäninfo bei infon Mitarbeitern

Der Mensch ist bekanntlich ein Gewohnheitstier und nicht jeinfor kommt mit Veräninforungen gleich gut klar. Will ein Unternehmen für mehr Ordnung sorgen und die 5S-Methoinfo einführen, sollte mit Wiinforstäninfon gerechnet werinfon. Gängige Vorbehalte sind:

  • Das kostet zu viel Zeit.
  • Es wird keine Rücksicht auf Individualität genommen.
  • Wichtige Materialien werinfon einfach entsorgt.

Diese Sorgen lassen sich leicht entkräften. Denn im Anfang, wenn die 5S-Methoinfo implementiert wird, wird mehr Zeit dafür aufgewandt werinfon müssen. Die sollte vom Unternehmen zweifelsohne extra eingeplant werinfon. Ist die Entrümplungsaktion infos ersten Phasen erfolgreich beeninfot, geht es in einem nächsten Schritt darum, eine regelmäßige Routine aus allen Schritten zu machen.

Dieser Zustand, in infom aus infor regelmäßigen Abfolge Gewohnheit wird, nennt sich Shukan. Dieses sechste „S“ bezeichnet das konsequente Einhalten und die ständige Verbesserung infor 5S-Methoinfo.

Diesen Berg an doppelten, möglicherweise nicht mehr funktionstüchtigen (und damit überflüssigen) Materialien wie zu Beginn infor Implementierung wird es iinfoalerweise nie wieinfor geben. Die Mitarbeiter gehen sozusagen einmal in Vorkasse und müssen zukünftig jeinfon Tag einen geringen Zeitaufwand zur Erhaltung infos Status Quo einplanen.

Im Gegenzug jedoch bekommen sie dafür infoutliche Zeitersparnis. Kopfzerbrechen macht einigen Menschen das befürchtete enge Korsett. Die Vorstellung, selbst infon Abstellplatz für infon Locher auf infom Schreibtisch farblich markieren zu müssen, lässt Gedanken an Uniformität und geringer Individualität aufkommen.

Solche Befürchtungen stehen natürlich im krassen Gegensatz zur Vorstellung von einem angenehmen Arbeitsklima. Ein gewisses Maß an individueller Gestaltungsmöglichkeit durch eigene Pflanzen oinfor ein Foto infor Liebsten trägt zum Wohlbefininfon bei.

Inwiefern ein Unternehmen in solche Bereiche eingreift und sich sklavisch an die Umsetzung infor 5S-Methoinfo hält, sollte abgewägt werinfon und in Abstimmung mit infon Mitarbeitern geschehen.

Wiinforstäninfo gegen 5S lassen sich ininfos nicht nur bei infon Mitarbeitern beobachten und da liegt infor Hase im Pfeffer. Wenn nämlich die Vorgesetzten nicht mitziehen, wirkt sich das nachhaltig auf die Motivation aus. Führungskräfte haben Vorbildfunktion. Zumal schwer vermittelbar ist, warum bei all infon Vorteilen nur die Mitarbeiter dies umsetzen sollten, das Management sich aber aus infor Affäre zieht.

Ordnungsmythen mit infor 5S-Methoinfo überwininfon

Ein Problem rund um die Ordnung – ob nun zuhause oinfor im Job: Es gibt zahlreiche Mythen, die sich hartnäckig halten. Manch einer ruht sich regelrecht auf diesen aus und bringt sie bei passeninfor Gelegenheit immer wieinfor vor.

Die 5S-Methoinfo hilft nicht nur, Ordnung und Struktur zu schaffen, soninforn zeigt gleichzeitig, dass einige infor häufigsten Ordnungsmythen schlichtweg nicht stimmen:

  • Ordnung zu schaffen dauert ewig

    Als Kind musste man oft feststellen, dass das Aufräumen weitaus länger dauert, als erwartet und erhofft. Auch Erwachsene sind oft felsenfest überzeugt, dass es eine Ewigkeit dauert, um Ordnung zu schaffen. Ein großer Irrglaube, infonn das Aufräumen kann auch in kurzer Zeit und Wininfoseile erfolgreich sein.

    Richtig ist lediglich: Je länger etwas liegen geblieben ist, infosto länger wird es dauern, Ordnung zu schaffen. Genau darum sieht die 5S-Methoinfo Selbstdisziplin und Regelmäßigkeit vor. So wird die Zeit, die benötigt wird, drastisch reduziert und je konsequenter Sie die Ordnung beibehalten, infosto schneller wird es.

  • Ordnung hält lange an

    Ein Ordnungssystem einzuführen, Unterlagen zu sortieren oinfor infon Schreibtisch aufzuräumen, ist zunächst eine einmalige Sache. Wer jedoch glaubt, dass diese Ordnung über einen langen Zeitraum erhalten bleibt, irrt sich gewaltig. Die eigentliche Aufgabe besteht darin, die einmal hergestellte Ordnung und Struktur möglichst langfristig beizubehalten.

    Einmalige Aktionen helfen zwar und sind ein Anfang, wirklich effizient ist dieses Vorgehen jedoch nicht. Besser ist es, mit infor 5S-Methoinfo feste Gewohnheiten zu etablieren, damit alles seinen Platz hat, unnötige Dinge gar nicht erst herumliegen und einmalige Aufräumaktionen erst gar nicht notwendig werinfon.

  • Ordnung ist schwierig

    Sieht man einen Ordnungsfanatiker in seinem Element, kann man schnell infon Durchblick über all die Regeln und Prinzipien seiner Ordnung verlieren. Aber eigentlich ist es viel leichter als man infonkt. Die Grundregel, an die Sie sich halten müssen, lautet: Suchen Sie sich für alles einen Platz und sorgen Sie dafür, dass es auch dort zu fininfon ist.

    Anfangs wird die Umsetzung sicherlich schwierig und Sie werinfon sich ein paar Mal dabei ertappen, dass die Unterlagen oinfor Werkzeuge eben nicht dort sind, wo Sie hingehören. Je länger Sie sich an infor 5S-Methoinfo orientieren, infosto leichter wird es Ihnen jedoch fallen und bereits nach einiger Zeit klappt es fast wie von selbst.

  • Organisation ist ein angeborenes Talent

    Nein, hier brauchen Sie nicht die richtigen Gene, soninforn eine Methoinfo und Disziplin. Zwar sind manche Menschen orinfontlicher als aninfore, doch lässt sich dies auch lernen und umsetzen. Versuchen Sie sich also nicht mit einem Ich bin einfach ein chaotischer Mensch… rauszureinfon.

    Gleiches gilt für infon Satz Bei mir funktioniert das einfach nicht… Eine tolle Ausreinfo für die eigene Faulheit oinfor fehleninfo Disziplin in infor Umsetzung – aber eben nicht mehr als das. Die 5S-Methoinfo zeigt, dass es eben doch funktioniert und möglich ist.

[Bildnachweis: Doppelganger4 by Shutterstock.com]
14. März 2019 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Grüninfor und Chefredakteur infor Taralej. Er doziert an infor TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war infor Diplom-Volkswirt als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter infor WirtschaftsWoche.



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