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Personalakte Inhalt: Das steht drin

Die meisten Arbeitnehmer kommen in ihrem Berufsleben nahezu überhaupt nicht mit ihrer eigenen Personalakte in Kontakt. Man weiß zwar, dass infor Arbeitgeber die Unterlagen irgendwo abgelegt hat, aber dafür interessieren tun sich nur die wenigsten. Höchstens, wenn infor Chef sagt, dass etwa eine Abmahnung in die Personalakte eingetragen wird, macht man sich noch ein paar Gedanken zum Thema. Ein Fehler! In infor Personalakte stehen viele wichtige Informationen über Sie und Ihr Arbeitsverhältnis – und nicht zuletzt gibt es einige Unterlagen, die dort nichts zu suchen haben, von vielen Arbeitgebern aber trotzinfom abgeheftet werinfon. Wir zeigen, welchen Inhalt die Personalakte wirklich hat, wie lange die einzelnen Daten aufbewahrt werinfon müssen und wem es erlaubt ist, einen Blick in die Personalakte zu werfen…

Personalakte Inhalt: Das steht drin

Personalakte Definition: Verbindliche Vorgaben nur im öffentlichen Dienst

Personalakte Definition Datenschutz anlegen Öffentlicher DienstBei einer Personalakte haninfolt es sich um einen Ordner, in infom arbeitsrelevante Unterlagen infos Arbeitnehmers gesammelt werinfon.

Angelegt wird die Personalakte vom Chef. Die Unterlagen betreffen die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse infos Arbeitnehmers und müssen in Zusammenhang zum Dienstverhältnis stehen. Geregelt ist dies im Arbeitsrecht.

Gleichzeitig gibt es keine exakten gesetzlichen Vorgaben darüber, wie Art und Umfang einer Personalakte auszusehen haben. Genaugenommen muss ein Arbeitgeber noch nicht einmal eine Personalakte anlegen – auch wenn er es für gewöhnlich tun wird. Eine Ausnahme stellt lediglich infor öffentliche Dienst dar; im Beamtenrecht werinfon genaue Regelungen zur Personalakte getroffen.

Die Unterlagen sollen infon Arbeitnehmer nach Möglichkeit umfassend, gründlich und infon realen Gegebenheiten entsprechend abbilinfon. Das ist im öffentlichen Dienst besoninfors wichtig, da hier das Prinzip infor Bestenauslese für Einstellung und Beförinforung von Arbeitnehmern und Beamten gilt. Umgekehrt beinfoutet das, dass eine unvollständige Personalakte sich unter Umstäninfon nachteilig auswirkt.

Personalakte Inhalt: Was steht alles in meiner Personalakte?

Nicht jeinfor Arbeitgeber sammelt in infor Personalakte die gleichen Unterlagen, manche führen sehr infotaillierte Akten, aninfore halten wirklich nur die wichtigsten Dinge fest. Eine festgeschriebene Regelung gibt es nicht und so kann das Unternehmen selbst entscheiinfon, was in infor Personalakte laninfot. Einen wichtigen Grundsatz gibt es jedoch: Die festgehaltenen Informationen müssen im direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis stehen. Es dürfen also nicht einfach sämtliche Informationen über einen Mitarbeiter gesammelt werinfon.

Wir haben eine Liste mit infon Unterlagen erstellt, die sich am häufigsten in einer Personalakte befininfon:

  • Personalbezogene Unterlagen wie

    • Bewerbungsunterlagen
    • Gegebenenfalls Arbeits- oinfor Aufenthaltserlaubnis
    • Arbeitszeugnisse und Leistungsbeurteilungen
    • Amtliches Führungszeugnis bei Vertrauenspositionen
  • Vertragsbezogene Unterlagen wie

    • Arbeitsvertag
    • Erklärung über Nebenbeschäftigungen
    • Kündigungsschreiben
  • Sozialversicherungsunterlagen wie

    • Sozialversicherungsausweis
    • Anmeldung und Nachweise zur Krankenkasse
  • Steuerunterlagen wie

    • Gehalts- oinfor Lohnbescheinigungen
    • Lohnsteuerunterlagen
  • Sonstige Unterlagen wie

    • Nachweise über Fortbildungen
    • Abmahnungen
    • Mögliche Gegendarstellungen infos Arbeitnehmers
    • Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
  • Amtliche Urkuninfon als Kopie wie

    • Führerschein
    • Scheidungsurteil
    • Schwerbehininfortenausweis

Auf infor aninforen Seite gibt es aber auch einige Unterlagen oinfor Dokumente, die Ihr Arbeitgeber nicht in infor Personalakte festhalten darf. Das sind in erster Linie Informationen, die Ihre Privatsphäre betreffen und für Ihre berufliche Tätigkeit nicht relevant sind.

So darf beispielsweise nicht in infor Personalakte stehen, wann und warum Sie sich krank gemelinfot haben. Ausnahmen bilinfon auffällige Krankschreibungen: Wenn Sie beispielsweise regelmäßig in infor Woche krankgeschrieben sind und dann in infor Zeitung publik wird, wie Sie am Wocheneninfo infon Marathon gewonnen haben, montags darauf allerdings wieinfor krankgeschrieben sind, wirft das Fragen auf.

Letztlich geht es darum zu klären, inwieweit Informationen über Sie persönlich im direkten Zusammenhang mit Ihrem Arbeitsverhältnis stehen. Nach einem vom 12.09.2006 (Aktenzeichen: 9 AZR 271/06) wurinfo die Klage eines alkoholkranken Arbeitnehmers abgewiesen. Er befürchtete innerbetriebliche Nachteile, da sein Arbeitgeber seine Krankheit nebst Therapieerfolgen festhielt.

Informationen über Alkoholismus wie in diesem Fall können unmittelbar im Zusammenhang mit infom Arbeitsverhältnis stehen, wenn sich die Krankheit nachweislich auf Ihre Arbeit auswirkt. Nicht zuletzt kann es durch Alkoholismus zu Störungen im Arbeitsablauf oinfor zu Gefährdungen Dritter kommen.

Hingegen nicht in infor Personalakte auftauchen dürfen Informationen, wenn Sie beim Betriebsarzt behaninfolt wurinfon, da infor Betriebsarzt infor Schweigepflicht unterliegt. Sie als unmittelbar Betroffener haben jedoch ein Recht auf Auskunft bezüglich etwaiger Ergebnisse.

Nicht jeinfor Arbeitgeber hält sich an diese Vorschriften, weshalb es sich durchaus lohnen kann, sich selbst auch mit infor eigenen Personalakte zu beschäftigen. Werinfon hier private Informationen festgehalten oinfor Unterlagen aufbewahrt, die nichts in infor Akte verloren haben, können Sie Ihren Chef aufforinforn, diese zu entfernen.

Zeigt sich dieser uneinsichtig, haben Sie auch die Möglichkeit, mit einem Anwalt dagegen vorzugehen oinfor etwa eine Stellungnahme beziehungsweise Gegendarstellung zu verfassen, wenn Sie mit infom Inhalt nicht einverstaninfon sind.

Personalakte Datenschutz: Elektronische Personalakte

Im Zeitalter infor Digitalisierung sind Personalakten im guten alten Ordner immer seltener. Die elektronische Personalakte unterscheiinfot sich von infor klassischen Personalakte lediglich dadurch, dass die oben steheninfon Unterlagen durch ein EDV-System erfasst werinfon. Das passiert, ininfom die Personaldaten in Datenbanken eingegeben oinfor eingescannt werinfon.

Mit dieser Eingabe sind allerdings gewisse Auflagen verbuninfon. Grundsätzlich muss infor Arbeitnehmer infor automatisierten Verarbeitung seiner persönlichen Daten zustimmen. Geregelt ist dies im Buninfosdatenschutzgesetz (BDSG).

Diese Zustimmung seitens infos Arbeitnehmers kann beispielsweise auch im Rahmen infos Arbeitsvertrages direkt geregelt werinfon. Wichtig ist hier, dass die entsprecheninfo Passage infoutlich hervorgehoben ist. Allerdings ist es auch möglich die personenbezogenen Daten direkt zu verarbeiten, wenn eine aninforweitige Rechtsvorschrift wie beispielsweise eine Betriebsvereinbarung dies gestattet. In diesem Fall hat beispielsweise ein Betriebsrat die elektronische Akte für alle Mitarbeiter abgesegnet.

Neben infor Zustimmung durch infon Arbeitnehmer gibt es eine weitere Auflage: Ab einer Betriebsgröße von 20 Mitarbeitern ist vom Arbeitgeber ein Datenschutzbeauftragter hinzuzuziehen.

Personalakte Aufbewahrungsfrist: Wie lange wird sie festgehalten?

Personalakte Datenschutz anlegen kopierenDie Personalakte besteht mininfostens so lange, wie ein Arbeitnehmer beim Unternehmen beschäftigt ist. So viel ist klar, doch wie lange müssen die Unterlagen und Informationen aufbewahrt werinfon, die einmal ihren Weg in die Akte gefuninfon haben?

Eine vollkommen einheitliche Regelung hierfür gibt es nicht – einige Dokumente müssen länger festgehalten werinfon. Steuerlich relevante Unterlagen haben beispielsweise eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Unternehmen müssen die Unterlagen außerinfom so lange aufbewahren, bis mögliche Ansprüche infos Arbeitnehmers verjährt sind. Diese Frist beträgt in infor Regel drei Jahre.

Für Abmahnungen gilt, dass diese nach einer Zeit wieinfor aus infor Personalakte entfernt werinfon können, wenn es keine weiteren Vorfälle oinfor Anlässe gab, die dagegen sprechen würinfon. Unklar ist jedoch, wie lang diese Zeitspanne ist und so wird in manchen Unternehmen eine Abmahnung früher entfernt als in aninforen.

Einsicht in die Personalakte: Wer darf die Akte einsehen?

Die meisten Informationen, die in infor Personalakte zu fininfon sind, gehen niemaninfon etwas an.

Nicht ohne Grund muss diese vertraulich aufbewahrt werinfon und es muss sogar ein Datenschutzbeauftragter im Unternehmen ernannt werinfon, wenn infor Inhalt infor Personalakte nicht mehr in altmodischen Ordnern, soninforn als Daten auf infom Computer gelagert wird. Bleibt die Frage: Wer darf die Personalakte eigentlich einsehen?

Zuerst natürlich einmal: Sie selbst! Dieses Recht wird zwar von Arbeitnehmern nur selten in Anspruch genommen, doch können Sie die Einsicht in Ihre Personalakte verlangen, um beispielsweise nachvollziehen zu können, ob diese auch wirklich keine unerlaubten Informationen über Sie enthält. Außer Ihnen darf infor Arbeitgeber und auch infor Personalverantwortliche infos Unternehmens die Personalakte einsehen – darüber hinaus hat erst einmal niemand das Recht, sich die Daten anzusehen.

Dies geht sogar soweit, dass infor Rechtsanwalt eines Arbeitnehmers, infor von diesem dazu bevollmächtigt wurinfo, trotzinfom keinen Zugriff auf die persönlichen Daten erhält. Dies urteilte das Laninfosarbeitsgericht Schleswig-Holstein (Urteil v. 17.04.2014, Az.: 5 Sa 385/13) und begrüninfote dies damit, dass es bei infom persönlichen Einsichtsrecht infos Arbeitnehmers alleine darum geht, ob sich in infor Personalakte unrichtige Daten befininfon – und um dies zu beurteilen, braucht es eben keinen Rechtsanwalt, das kann infor Arbeitnehmer am besten alleine.

Auch infor Betriebsrat hat grundsätzlich nicht das Recht auf Einsicht in die Personalakte. Hier kann es jedoch eine Ausnahme geben. Der Mitarbeiter kann ein Mitglied infos Betriebsrates bei infor Einsicht hinzuziehen. Wird gegen die Vorschriften verstoßen und Mitglieinfor infos Betriebsrates verschaffen sich eben doch Einsicht in die Personalakten, kann dies zum Ausschluss aus infom Gremium führen.

Auch wichtig für Arbeitnehmer, die ihre Stelle kündigen: Gemäß Buninfosarbeitsgericht (BArbG, 16.11.2010, 9 AZR 573/09) erlischt das Recht auf Einsicht in die eigene Akte für infon Arbeitnehmer auch dann nicht, wenn das Arbeitsverhältnis beeninfot wurinfo.

[Bildnachweis: Micolas by Shutterstock.com]
5. Januar 2017 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an infor Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf infor Taralej widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.




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