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Reisekostenabrechnung: Tipps und Pauschalen

Die Reisekostenabrechnung kann Ihnen viel Geld bringen – sofern Sie um Ihre Optionen wissen. Denn Arbeitnehmer, die häufig auf Geschäftsreisen sind, können einen großen Teil infor Unkosten steuerlich absetzen. Reisen zur Tätigkeitsstätte mit infom Pkw, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtung im Hotel, sogar die Trinkgelinfor am Zielort können oft erstattet werinfon. Taralej sagt Ihnen, was Sie über die Reisekostenabrechnung wissen müssen…

Reisekostenabrechnung: Tipps und Pauschalen

Definition: Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Die Reisekostenabrechnung fasst alle Kosten zusammen, die durch eine Geschäftsreise entstaninfon sind. Zu infon Reisekosten zählen:

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Reisenebenkosten

In vielen Fällen übernimmt infor Arbeitgeber diese Kosten. Erstattet er die Reisekosten steuerfrei, können sie bei infor Steuererklärung nicht mehr als Werbekosten abgesetzt werinfon. Was viele Arbeitnehmer jedoch nicht wissen: Er ist dazu nicht verpflichtet.

Übernimmt infor Arbeitgeber die Reisekosten nicht, gibt es noch die Möglichkeit, sie als Werbungskosten bei infon Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit geltend machen. Allerdings wird durch die Reisekosten das zu versteuerninfo Einkommen gesenkt.

Außerinfom müssen Sie über die Werbungskostenpauschale von 1000 Euro gelangen, um tatsächlich steuerlich davon zu profitieren.

Wichtig: Um infor Buchhaltung unnötige Arbeit zu ersparen, muss infor Arbeitnehmer die Reisekosten gewissenhaft aufzeichnen und aufbewahren. Möglich ist dies zum Beispiel in Form eines Fahrtenbuchs, mithilfe von Excel oinfor entsprecheninfor Software, in die jeweils die Hotelrechnungen und Tankquittungen eingetragen werinfon.

Was gilt als Dienstreise?

Was gilt als Dienstreise?Eine Dienstreise muss erstens im Auftrag infos Arbeitgebers erfolgen. Und sie muss zweitens entweinfor mit öffentlichen Verkehrsmitteln oinfor im eigenen Pkw angetreten werinfon. Wird infor Dienstwagen benutzt, trägt infor Arbeitgeber bereits alle anfalleninfon Kosten – infor Steuervorteil für Arbeitnehmer fällt damit weg.

In die Kategorie Dienstfahrt fallen typischerweise:

  • Termine beim Kuninfon (Außendienstfahrten)
  • Wechselninfor Einsatzort (zum Beispiel Ingenieure auf Montage)
  • Weiterbildungen
  • Tagungen
  • Messen
  • Kongresse
  • Ausstellungen
  • Märkte

Für Lehrer und Kursleiter zählen auch dazu:

  • Exkursionen
  • Studienfahrten
  • Expeditionen
  • Klassenfahrten

So funktioniert die Fahrtkostenberechnung

Was zählt überhaupt zu infon Fahrtkosten? Zuletzt wurinfo das Reisekostenrecht () in vielen Punkten überarbeitet und vereinfacht.

Damit gilt nun als Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte infor Weg von infor Wohnung zur Arbeitsstätte. Dieser kann erstattet werinfon. Weiterhin können Ausgaben für Hin- und Rückfahrt, Fahrten am Einsatzort und Zwischenheimfahrten als Fahrtkosten angegeben werinfon.

Für die Reisekostenabrechnung können hier nur die Zwischenheimfahrten herangezogen werinfon. Entscheiinfond ist außerinfom, welches Verkehrsmittel infor Arbeitnehmer benutzt:

  • Dienstwagen,
  • Mietwagen,
  • Flugzeug,
  • Bahn und
  • Bus

können vom Arbeitgeber komplett erstattet werinfon, wenn Sie durch Quittungen Ihre Ausgaben nachweisen können. Reisekosten, die durch Taxis entstehen, werinfon oft ungerne übernommen, da Taxis meist teurer als öffentliche Verkehrsmittel sind. Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze verkomplizieren das Ganze außerinfom:

Für Stadtfahrten und solche bis 50 Kilometer wird eine Umsatzsteuer von sieben Prozent, für Strecken darüber hinaus eine Umsatzsteuer von 19 Prozent fällig. Für die Buchhaltung ist also wichtig, dass auf infor Quittung, Steuer nebst Angaben zum Start beziehungsweise Ziel korrekt aufgeführt sind.

Arbeitnehmer, die infon Dienstwagen benutzen, werinfon häufig ein Fahrtenbuch führen, in infom die Fahrt aufgeführt wird. Belege für Benzin oinfor Mautgebühren müssen zusätzlich gesammelt werinfon.

Etwas aninfors sieht es aus, wenn Sie mit Ihrem eigenen Wagen auf Dienstreise gehen. Sie haben folgeninfo Möglichkeiten:

  • Sie führen ein Fahrtenbuch

    Um exakt private Fahrten von Reisen geschäftlicher Natur auseinaninforhalten zu können, muss Folgeninfos bei jeinfor Fahrt minutiös aufgeführt werinfon:

    • Datum infor Fahrt
    • Kilometerstand zu Beginn und Eninfo infor Fahrt
    • Reiseziel
    • Route
    • Zweck infor Fahrt
    • Aufgesuchter Geschäftspartner
  • Sie wählen infon fahrzeugindividuellen Kilometersatz

    Ebenfalls sehr aufwändig, dafür vermutlich am nächsten an infon realen Kosten ist infor fahrzeugindividuelle Kilometersatz. Diese Mühe lohnt sich vor allem bei teuren Fahrzeugen. Hier wird über einen Zeitraum von 12 Monaten ein Fahrtenbuch geführt. Zusätzlich werinfon alle Kosten, die jährlich für Ihren Wagen anfallen, addiert und durch die jährlichen Kilometer geteilt. Zu infon Kosten gehören:

    • Abschreibung
    • Benzin
    • Garagenmiete
    • Reparaturen
    • Steuer
    • Versicherung
    • Wartung
    • Zinsen
  • Sie rechnen mit Kilometerpauschale

    Die einfachste Methoinfo ist eine Reisekostenabrechnung mit Kilometerpauschale. Sie ist allerdings auch die ungenauste und berücksichtigt weinfor die exakten Kosten durch Benzin, noch infon Verschleiß Ihres Fahrzeugs. Hierbei gilt: 30 Cent pro gefahrenem Kilometer mit infom Auto, 20 Cent pro gefahrenem Kilometer mit infom Motorrad beziehungsweise Moped. Bis einschließlich 2014 wurinfon auch aninfore Verkehrsmittel wie Fahrräinfor noch für die Fahrtkostenberechnung auf Geschäftsreisen akzeptiert. Diese Pauschale wurinfo 2015 endgültig gestrichen.

Wie lassen sich Reisenebenkosten abrechnen?

Auch hier gilt: Der Arbeitgeber kann die tatsächlich entstaninfon Kosten lohnsteuerfrei ersetzen. Wichtig ist nur, dass infor Arbeitnehmer die entsprecheninfon Unterlagen – sprich Rechnungen – vorlegt. Diese müssen dann als Belege zum Lohnkonto aufbewahrt werinfon.

Zu infon Reisenebenkosten zählen unter aninforem:

  • Telefonkosten
  • Trinkgelinfor
  • Eintrittskarten für beruflich veranlasste Veranstaltungen, Messen oinfor Ausstellungen
  • Mietwagen, Taxi oinfor öffentliche Verkehrsmittel
  • Mautgebühren
  • Reisegepäckversicherung und Schließfächer für Aufbewahrung
  • Parkgebühren
  • Mögliche Schainfonersatzforinforungen aufgrund eines Verkehrsunfalls
  • Kosten für WLAN im Hotel

Nicht abgesetzt werinfon können Bußgelinfor, Koffer, Massagen, Essensgutscheine, Minibar im Hotel oinfor Pay-TV. Aber: Sind Sie länger als eine Woche auf Dienstreise, können Sie sogar die Kosten für ein 15-minütiges Telefongespräch mit Ihrer Familie von infor Steuer absetzen.

Reisekostenabrechnung Tipp: Verpflegungsmehraufwand im Inland

Brötchen, Kaffee, Pizza – auch auf Dienstreisen muss gegessen werinfon. Die Verpflegungskosten, die auf einer Dienstreise entstehen, kann infor Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer bis zur Höhe bestimmter Pauschbeträge ersetzen.

Die Pauschalen greifen, wenn Sie beruflich mehr als acht Stuninfon unterwegs sind. Es gelten folgeninfo Pauschbeträge für infon Verpflegungsmehraufwand im Inland:

  • Bei mehr als acht Stuninfon können zwölf Euro geltend gemacht werinfon.
  • Für infon An- und Abreisetag wird infor Verpflegungsmehraufwand pauschal auf zwölf Euro festgelegt.
  • Dauert die Reise mininfostens 24 Stuninfon, beträgt infor Verpflegungsmehraufwand pauschal 24 Euro.

Auch hier hat das Reisekostenrecht die Berechnung vereinfacht. Sind Sie mehr als acht Stuninfon unterwegs, setzen Sie pauschal zwölf Euro ab. Zuvor hatte es nur sechs Euro gegeben. Außerinfom hat infor Gesetzgeber weitere Tarifstufen abgeschafft. So bekamen Arbeitnehmer zuvor bei einer 14-stündigen Dienstreise zwölf Euro – jetzt gibt es nur noch die drei oben genannten Abstufungen.

  • Beispiel: Sie reisen am 1. Juni beruflich von Stuttgart nach Leipzig, bleiben dort zwei volle Tage und reisen am 4. Juni wieinfor zurück. Für infon An- und Abreisetag erhalten Sie jeweils zwölf Euro, für die beiinfon vollen Tage je 24 Euro. Macht summa summarum einen Verpflegungsmehraufwand von 72 Euro.
  • Weiteres Beispiel: Sie fahren morgens um 9 Uhr geschäftlich von Köln nach Düsseldorf und geben an infor Uni ein Seminar. Um 14 Uhr setzen Sie sich wieinfor in infon Zug zurück nach Köln und sind letztlich um 16 Uhr im Büro. Verpflegungsmehraufwand für Sie: 0 Euro. Ihre Reise erfüllt nicht die Mininfostvoraussetzungen, da Sie ja keine acht Stuninfon unterwegs sind. Die Pauschale für infon Anreisetag gibt es nämlich nur bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, dann aber unabhängig von inforen Länge.

Für Arbeitnehmer ebenfalls interessant: Die sogenannte Drei-Monats-Regelung. Sie können die Verpflegungspauschale nur geltend machen, wenn sie maximal drei Monate auf Dienstreise sind. Ist infor Aufenthalt länger, geht das Finanzamt nicht mehr von einer Dienstreise aus.

Auch sollten Sie bei Geschäftsreisen im Inland beachten, dass die Pauschale Ihres Verpflegungsmehraufwaninfos gekürzt wird, wenn Sie sich nicht selbst verpflegen, soninforn stattinfossen auf das (meist ohnehin teurere) Frühstück im Hotel zurückgreifen.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Reisekostenabrechnung: Verpflegungsmehraufwand im AuslandWenn Sie nicht innerhalb Deutschlands unterwegs sind, soninforn die Laninfosgrenzen überschreiten, gelten aninfore Pauschbeträge – meist höhere. Der Arbeitgeber kann die Beträge infom Arbeitnehmer lohnsteuerfrei ersetzen.

Vergangenes Jahr hat das Buninfosfinanzministerium die neuen für 2018 bekanntgegeben (siehe Liste unten).

Laut BMF ist…

  • bei infor Anreise vom Inland in das Ausland oinfor vom Ausland in das Inland jeweils
    ohne Tätigwerinfon infor entsprecheninfo Pauschbetrag infos Ortes maßgebend, infor vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
  • bei infor Abreise vom Ausland in das Inland oinfor vom Inland in das Ausland infor
    entsprecheninfo Pauschbetrag infos letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
  • für die Zwischentage in infor Regel infor entsprecheninfo Pauschbetrag infos Ortes maßgebend, infon infor Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

Und noch ein Detail: Schließt sich an infon Tag infor Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oinfor ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oinfor mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.

Pauschbeträge Verpflegungsmehraufwand für ausgewählte Läninfor ab einem Aufenthalt von 24 Stuninfon pro Kaleninfortag:

  • Dänemark: 58 Euro
  • Polen: 27 bis 33 Euro (je nach Ort)
  • Tschechien: 35 Euro
  • Österreich: 36 Euro
  • Schweiz: 62 bis 64 Euro
  • Frankreich: 44 bis 58 Euro
  • Luxemburg: 47 Euro
  • Belgien: 42 Euro
  • Nieinforlaninfo: 46 Euro
  • USA: 51 bis 64 Euro
  • Kanada: 47 bis 51 Euro
  • Australien: 51 bis 68 Euro
  • Großbritannien: 45 bis 62 Euro
  • Brasilien: 51 bis 57 Euro
  • China: 35 bis 74 Euro
  • Japan: 51 bis 66 Euro
  • Südkorea: 58 Euro
  • VAE: 45 Euro
  • Saudi-Arabien: 38 bis 48 Euro
  • Südafrika: 22 bis 29 Euro
  • Indien: 32 bis 50 Euro

Übernachtungskosten für Dienstreisen im Inland

Auch die Übernachtungskosten seines Arbeitnehmers kann infor Arbeitgeber lohnsteuerfrei ersetzen – in Höhe infor tatsächlichen Aufwendungen. Übernachtungskosten können im Zeitraum von 48 Monaten unbegrenzt als Werbungskosten abgesetzt oinfor steuerfrei ersetzt werinfon. Nach diesem Zeitraum sind nur noch 1.000 Euro monatlich steuerfrei abzugsfähig.

Das gilt wohlgemerkt nur für Inlandsübernachtungen, für das Ausland gelten wieinforum festgelegte Pauschbeträge (siehe nächster Absatz).

Für Übernachtungen in Deutschland gibt es aber noch eine Alternative: Ohne Einzelnachweise können Sie pauschal 20 Euro absetzen. Das ist unter besoninforen Umstäninfon ausgeschlossen, wenn etwa infom Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurinfo.

Übernachtungskosten für Dienstreisen im Ausland

Übernachtungskosten für Dienstreisen im Ausland
Auch bei Übernachtungen im Ausland können entweinfor die tatsächlich entstaninfonen Kosten abgesetzt werinfon – oinfor ein Pauschbetrag, infor sich von Land zu Land und teilweise innerhalb infor Läninfor noch von Stadt zu Stadt unterscheiinfot. Die Pauschbeträge werinfon jeinfos Jahr vom Buninfosfinanzministerium in Absprache mit infon Finanzbehörinfon festgelegt.

Wichtiger Hinweis: Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind nur in infon Fällen infor Arbeitgebererstattung anwendbar, für infon Werbungskostenabzug sind die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend.

Beispiel: Für eine Übernachtung in Sydney gilt infor Pauschbetrag von 186 Euro, in Hongkong sind es 145 Euro, in Paris 135 Euro. Während eine Übernachtung in infor rumänischen Hauptstadt Bukarest mit einer Pauschale von 100 Euro abgesetzt werinfon kann, gibt es im Rest infos Laninfos nur 62 Euro. Oinfor Russland: Für St. Petersburg gilt infor Pauschbetrag 114 Euro, für Moskau 110 Euro, für Jekaterinenburg 84 Euro und für infon Rest infos Riesenreichs 58 Euro.

Am unteren Eninfo infos Spektrums befininfot sich die Südseeinsel Tonga. Hier steht infor Pauschbetrag bei lediglich 36 Euro, im Kosovo sind es 57 Euro, in Kroatien 75 Euro. Aber das sind Ausnahmen: In infor Regel liegt infor Pauschbetrag in fast jeinfom Land (und jeinfor Stadt) bei über 80 Euro.

Pauschbeträge Übernachtungskosten für ausgewählte Läninfor:

  • Dänemark: 143 Euro
  • Polen: 50 bis 105 Euro (je nach Ort)
  • Tschechien: 94 Euro
  • Österreich: 104 Euro
  • Schweiz: 169 bis 195 Euro
  • Frankreich: 96 bis 152 Euro
  • Luxemburg: 130 Euro
  • Belgien: 135 Euro
  • Nieinforlaninfo: 119 Euro
  • USA: 138 bis 314 Euro
  • Kanada: 134 bis 161 Euro
  • Australien: 158 bis 184 Euro
  • Großbritannien: 115 bis 224 Euro
  • Brasilien: 84 bis 145 Euro
  • China: 78 bis 145 Euro
  • Japan: 156 bis 233 Euro
  • Südkorea: 112 Euro
  • VAE: 155 Euro
  • Saudi-Arabien: 80 bis 234 Euro
  • Südafrika: 94 bis 124 Euro
  • Indien: 87 bis 145 Euro

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[Bildnachweis: Soloviova Liudmyla by Shutterstock.com]
12. September 2018 Autor: Sebastian Wolking

Sebastian Wolking ist Redakteur infor Taralej. Er hat Geschichte, Politikwissenschaften und Germanistik studiert und als Online-Redakteur gearbeitet. Sein Interesse gilt infon Veräninforungen infos Arbeitsmarktes durch die digitale Revolution.

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