Strukturiertes Interview: So läuft es ab

Ein Vorstellungsgespräch ist für die meisten Bewerber eine Stresssituation. Es wird erwartet, dass Sie sich mit dem Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle beschäftigt haben und sich und Ihre Fähigkeiten dementsprechend präsentieren können. Aber auch von Unternehmensseite besteht ein gewisser Erfolgsdruck: Schließlich gilt es einen Kandidaten auszuwählen, der bestmöglich auf die Stelle passt und nicht nur fachlich, sondern auch persönlich überzeugt. Ein strukturiertes Interview ist hierbei eine geeignete Möglichkeit, Bewerber auf ihre fachlichen Kompetenzen hin abzuklopfen und gleichzeitig möglichst objektiv vorzugehen. Und das sind die Merkmale von strukturierten Interviews…

Strukturiertes Interview Definition: Objektive Auswahl

Der Einsatzbereich von strukturierten Interviews ist groß. So wird es etwa in der Psychologie und Medizin zur Diagnose von Alzheimer verwendet oder auch zur Feststellung von Schlafstörungen.

In Bewerbungszusammenhängen wird in einem strukturierten Interview zuvor ein Fragenkatalog anhand des Stellenprofils entwickelt. Dieser wird nun im Bewerbungsgespräch mit den Kompetenzen des Bewerbers abgeglichen.

Ziel ist es, nach möglichst objektiven Kriterien den geeigneten Kandidaten unter den Bewerbern herausfiltern zu können. Dadurch, dass auf alle Bewerber dieselbe Form angewendet wird, ist eine stärkere Vergleichbarkeit und Fairness im Gegensatz zu freien Interviews gewährleistet.

Meist erfolgt während des Interviews bereits eine Bewertung der jeweiligen Aussagen nach definierten Kriterien. Die eigentliche Auswahl erfolgt jedoch später, so dass ein vorschnelles Urteil durch den Interviewer verhindert wird.

Das strukturierte Interview – auch standardisiertes Interview genannt – beinhaltet allerdings kein eindeutig definiertes Verfahren und hat je nach Anwendungsbereich unterschiedliche Schwerpunkte.

Ein strukturiertes Interview setzt sich aus folgenden Komponenten zusammen:

• Einleitung
• Übersicht Gesprächsaufbau
• Erläuterung der Durchführung
• Daten des Bewerbers
• Bewertungskriterien
• Fragenkatalog
• Gesamteinschätzung des Gesprächs
• Entscheidung

Verschiedene Arten von strukturierten Interviews

Neben anderen Auswahlmöglichkeiten wie etwa das Assessment-Center, ist das strukturierte Interview ein Weg, anhand von festgelegten Kriterien zu einer Auswahl zu gelangen. Prinzipiell ist jede Interviewform auf eine Branche anwendbar.

Dabei gibt es verschiedene Formen von strukturierten Interviews, die jeweils unterschiedliche Schwerpunkte legen. Welche Wahl für ein Vorstellungsgespräch getroffen wird, ist letztlich eine Frage der persönlichen Vorliebe eines Personalers:

• Das Behavior Description Interview (BDI)

  Es gehört zu den strukturierten Interviews, die stark biographisch orientiert sind. Hier wird nach Konfliktsituationen in der Vergangenheit gefragt, um das Verhalten des Bewerbers abschätzen zu können. So wird das reine Aufsagen von Lehrbuchwissen vermieden, ebenso wie die Gefahr, dass der Bewerber sozial erwünschte Antworten gibt. Stattdessen wird auf reale Ereignisse zurückgegriffen, die mit dem Anforderungsprofil abgeglichen werden.

• Das situative Interview (SI)

  Im Gegensatz zum BDI wird hier dem Bewerber eine zukünftig mögliche Situation geschildert und nach seinem Vorgehen gefragt. Die gleichen Fragen werden auch den anderen Bewerbern gestellt. Für Bewerber ist es eine Gelegenheit, etwas über mögliche Konfliktsituationen oder Herausforderungen der späteren Stelle zu erfahren.

• Das Biographische Interview (BI)

  Hier wird eine noch gründlichere Untersuchung der Bewerberbiographie vorgenommen. Das wird allerdings nicht durch reines Abfragen erreicht, sondern muss vom Interviewer anhand der beruflichen Stationen des Lebenslaufs des Bewerbers erfasst werden.

• Das Multimodale Interview (MMI)

  Bei dieser Form des strukturierten Interviews handelt es sich um eine Kombination aus Biographie des Bewerbers, Simulation und eigenschaftsbasierter Diagnose. Das MMI wird in acht Phasen geteilt, wobei drei davon Bestandteil des natürlichen Gesprächsverlaufs und der Information für den Bewerber sind. Die übrigen fünf Phasen helfen dem Interviewer bei der Gesamteinschätzung.

Einstellungsinterview mit Methodik: Für wen geeignet?

Obwohl im Zusammenhang mit dem strukturierten Interview hin und wieder von Führungskräften zu lesen ist, ist es prinzipiell für jeden Kandidaten geeignet – egal ob Topmanager, Beamter im öffentlichen Dienst, Auszubildender oder Hochschulabsolvent.

Durchgeführt werden kann das strukturierte Interview vom zukünftigen Arbeitgeber selbst oder von damit betrauten Unternehmen, die speziell entwickelte Diagnoseverfahren maßgeschneidert anbieten.

Sämtliche Interview-Konzepte stammen aus der Psychologie und ruhen auf empirisch gesicherten Erkenntnissen, die seit Jahrzehnten erprobt sind. Auch wenn grundsätzlich jede Form auf eine andere Branche übertragbar ist und unabhängig von der Position eingesetzt werden kann, empfiehlt sich bei Führungspositionen vor allem das biographische Interview.

Der Vorteil liegt hierbei darin, dass es im Vergleich zu den anderen strukturierten Interviewformen nicht ganz so standardisiert ist, dafür aber ingesamt mehr in die Tiefe geht – was für komplexere Stellen angemessen ist.

Ablauf eines strukturierten Interviews

Als Dauer bei einem strukturierten Interview kann ein Bewerber mit 45 bis 60 Minuten rechnen; für entsprechend hochqualifizierte Führungspositionen können auch durchaus bis zu zwei Stunden veranschlagt werden. Jedes Interview lässt sich grob in etwa fünf Phasen einteilen:

1. Smalltalk

   Der Smalltalk ist die Einleitung ins Interview und dient dem „warm machen“. Üblicherweise folgt nach einer kurzen Begrüßung eine Frage wie „Haben Sie gut hierher gefunden?“ Der Bewerber wird mit Getränken versorgt und es schließt sich eine Kurzvorstellung der Interviewer an. Dann folgt ein Überblick über den geplanten Ablauf des Gesprächs nebst Ausblick auf die Dauer.

2. Kennenlernen

   Das ist der Teil des Interviews, in dem Sie sich beweisen müssen. Hier ist Werbung in eigener Sache angesagt. Üblicherweise leiten Personaler diese Gesprächsphase ein mit Fragen wie:

   • Warum haben Sie sich auf diese Stelle beworben?
   • Warum möchten Sie diese Arbeitsstelle?
   • Warum sollten wir Sie einstellen?

   Je nach Position und Stelle können hier allerdings auch biographische Fragen folgen, beispielsweise:

   • Welche Erfahrungen haben Sie mit Gruppenarbeit gemacht?
   • Schildern Sie eine Konfliktsituation und wie Sie damit umgegangen sind.

   Ebenso sind Fragen zur fachlichen Kompetenz und zum Arbeitsverhalten möglich, also: Inwieweit Sie analytisch vorgehen, wie informiert Sie sind, aber auch strategisches Denken.
   
   Bei einer Führungskraft wird man zudem den Führungsstil in Erfahrung bringen wollen: Wie trifft der Bewerber Entscheidungen? Ist er in der Lage, Arbeit zu delegieren, Zielvereinbarungen formulieren zu können? Neben unternehmerischen Denken und sozialen Kompetenzen steht auch die Leistungsbereitschaft im Fokus, also ob sich der Bewerber gut selbst motivieren kann, wie er mit Rückschlägen umgeht.
   
   Nicht zuletzt werden Fragen auf die kommunikativen Fähigkeiten abzielen: Wie reflektiert ist der Bewerber, wie gibt er Informationen weiter.

3. Präsentation

   Nun stellt sich das Unternehmen vor und erläutert Details zu der ausgeschriebenen Stelle. Für Bewerber ist dies der Zeitpunkt, aufmerksam zuzuhören, gegebenenfalls Notizen zu machen. Positiv fallen Sie auf, wenn die (möglichst ohne direkt zu unterbrechen) das Gesagte ergänzen können – so signalisieren Sie Ihrem Gegenüber, dass Sie sich mit dem Unternehmen auseinandergesetzt haben.

4. Rückfragen

   Einer der größten Fehler, den ein Bewerber machen kann, ist keine Rückfragen vorbereitet zu haben. Einige Bewerber sind froh, wenn Sie den Teil des Gesprächs überstanden haben, in dem sie selbst über sich Auskunft geben müssen und schalten danach innerlich ab. Allerdings signalisieren Sie so schlimmstenfalls Desinteresse. Stattdessen sollten Sie sich vor dem Gespräch gut vorbereitet und Fragen notiert haben. Oder aber Ihnen sind während des Gesprächs bei der Präsentation des Unternehmens noch Dinge aufgefallen – je detaillierter Ihre Fragen sind, desto mehr zeigen Sie Ihr Interesse. Ebenso können Sie auch nach dem Grund für die Stellenausschreibung fragen.

5. Abschluss

   Diese Gesprächsphase ist wiederum recht kurz, hier geht es um das weitere Vorgehen. Falls es im Bewerbungsgespräch bisher nicht thematisiert wurde, können Sie jetzt noch klären, wie es weitergeht, wie lange der Auswahlprozess dauert und wann mit einer Antwort zu rechnen ist.

Vor- und Nachteile von strukturierten Interviews

Fundierte Überlegungen zur Personalauswahl im Vorfeld können Missmanagement und ein ungünstiges Betriebsklima verhindern. Ein Problem bei freien Interviews ist, dass mitunter der Personaler mehr spricht als der Bewerber. In einem strukturierten Interview muss er allerdings einem exakten Leitfaden folgen und läuft somit auch nicht Gefahr, etwas Wichtiges zu vergessen.

Außerdem können subjektive Eindrücke des Interviewers das Urteil trüben. Die Grundlage seiner Entscheidung ist unter Umständen die stereotype Vorstellung eines guten Bewerbers, die allerdings nicht viel mit dem tatsächlichen Anforderungsprofil zu tun hat.

Auch Aspekte wie Attraktivität, vermeintliche Gemeinsamkeiten, Geschlecht oder Herkunft können sich auf das Urteil des Personalers auswirken, so dass er entweder die Bestätigung dessen, was er sucht findet oder umgekehrt die negativen Anteile ins Auge springen.

Zu frühe, abschließende Urteile sind ebenfalls ein Problem bei freien Interviews, so dass durch strukturierte Interviews, die erst am Schluss eine Bewertung anhand der definierten Kriterien fordern, dieser Fehler vermieden wird.

Strukturierte Interviews ermöglichen insgesamt also eine deutlich objektivere Einschätzung und liefern durch den identischen Aufbau eine Vergleichbarkeit unter den Bewerbern. Als nachteilig zu bewerten wären lediglich eine geringe Flexibilität und eben die Tatsache, dass sich aufgrund der Struktur zwischenmenschliche Sympathie-/Antipathiefaktoren kaum zeigen.