SWOT-Analyse erstellen: Anleitung, Beispiele, Vorlagen

Bekannt ist die SWOT-Analyse in erster Linie aus der Unternehmensstrategie. Sie soll dabei helfen Pläne zu entwickeln, mit denen Chancen genutzt und Gefahren gleichzeitig minimiert werden. Doch auch Arbeitnehmer und ganz besonders Bewerber können ebenfalls von der SWOT-Analyse profitieren, um die eigenen Chancen auf beruflichen Erfolg zu steigern – sei es nun der anvisierte Traumjob, für den Sie eine Zusage erhalten wollen oder die längst überfällige Beförderung, die bisher ausgeblieben ist. Der Grundgedanke bleibt dabei erhalten: Sie analysieren Stärken, Schwächen und das Umfeld, um die erfolgsversprechendsten Schritte daraus abzuleiten. Hier erfahren Sie, wie die SWOT-Analyse funktioniert, wie Sie Ihre persönliche SWOT-Analyse erstellen und welche Strategien sich daraus für die jeweilige Situation ergeben…

SWOT-Analyse erstellen: Anleitung, Beispiele, Vorlagen

SWOT-Analyse: Definition, Matrix, Beispiel

SWOT Analyse Definition Stärken Schwächen StrategienDie SWOT-Analyse in ihrer heutigen Form wurde in den Sechzigerjahren an der Harvard Business School entwickelt. Die Wissenschaftler erschufen dabei ein Modell, das geeignet ist, die aktuelle Lage eines Unternehmens zu analysieren und durch Betrachtung von Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken passende Strategien zu wählen, die zum Erfolg beitragen.

Der Begriff SWOT ist ein sogenanntes Akronym beziehungsweise eine Abkürzung für die Anfangsbuchstaben der englischen Begriffe:

  • Strenghts (Stärken),
  • Weaknesses (Schwächen),
  • Opportunities (Chancen) und
  • Threats (Risiken).

Alle vier zusammen bilden vier Quadranten einer Matrix, in denen die jeweiligen Punkte abgebildet werden. In der Praxis werden die vier Quadranten der SWOT-Matrix also mit den Erkenntnissen der jeweiligen und vorherigen Analyse gefüllt (siehe Beispiel/Grafik):

SWOT-Analyse erstellen: Beispiel Vorlage Definition

Der Grundgedanke hinter der SWOT-Analyse geht jedoch noch weiter zurück. So wird dem chinesischen Militärstrategen und Philosophen Sunzi, der bereits vor 2500 Jahren lebte und vor allem durch sein Buch „Die Kunst des Krieges“ in Erinnerung geblieben ist, dieses Zitat zugeschrieben:

Wenn du den Feind und dich selbst kennst, brauchst du den Ausgang von hundert Schlachten nicht zu fürchten. Wenn du dich selbst kennst, doch nicht den Feind, wirst du für jeden Sieg, den du erringst, eine Niederlage erleiden. Wenn du weder den Feind noch dich selbst kennst, wirst du in jeder Schlacht unterliegen.

Die SWOT-Analyse folgt letztlich denselben Prinzipien. Nur wer sowohl die eigenen Stärken und Schwächen kennt als auch Bescheid weiß, welchen Herausforderungen er sich gegenübersieht, kann letzten Endes erfolgreich sein – ob nun in einer Schlacht im alten China oder im Wettbewerb zwischen Unternehmen, Mitarbeitern oder Bewerbern in der heutigen Zeit.

Auch wenn es bei der SWOT Analyse zunächst um Unternehmensstrategien ging, wurde das Konzept längst auch auf einzelne Personen übertragen (siehe Bewerber-Beispiel weiter unten).

Fragen für die 4-Felder-Matrix

SWOT-Analyse Vor- und Nachteile KritikDie SWOT-Analyse ist eine Bestandsaufnahme der gegenwärtigen Situation unter Einbeziehung möglicher Entwicklungen. In einigen Bereichen mögen die Antworten klar auf der Hand liegen. Beispielsweise unter „Schwächen“, wenn ein Bewerber mangels passendem Abschluss bestimmte Positionen nicht bekleiden kann.

In anderen Fällen – mit Blick auf die Konkurrenz etwa – wird Recherche notwendig sein. Je nachdem was Ihr Ziel ist, ist die Analyse entsprechend umfangreich und aufwendig. Um ein möglichst detailliertes Bild über die gegenwärtigen Entwicklungsmöglichkeiten zu entwerfen, sollten Sie sich an folgenden Fragen orientieren:

  • Stärken
    • Welches Alleinstellungsmerkmal haben Sie?
    • Worin liegen Gründe für vergangene Erfolge?
    • Wodurch unterscheiden Sie sich von der Konkurrenz?
    • Welche Ressourcen lassen sich intern noch besser nutzen?
  • Schwächen
    • Was sollte besser vermieden werden?
    • Welche Leistungen sind gering ausgeprägt?
    • Welche Bereiche sind schlecht ausgestattet?
    • Wie wirkt sich der Standort aus?
  • Chancen
    • Welche neuen Trends zeichnen sich ab?
    • Wie entwickelt sich das Umfeld?
    • Was lässt sich nutzen, was der Wettbewerb nicht kann?
  • Risiken
    • Was macht die Konkurrenz, wo baut die aus?
    • Wie wirken sich Technologie- oder Politikwechsel aus?

Stärken eines Unternehmens können beispielsweise sein, dass Sie über Experten in bestimmten Bereichen verfügen, die nur selten in der Branche anzutreffen sind. Auch eine starke Internetpräsenz – etwa viele Follower auf Twitter, Fans auf Facebook, viel Interaktion auf Instagram oder Pinterest – tragen zur Außendarstellung und Attraktivität eines Unternehmens, einer Marke bei. Das funktioniert natürlich besonders in Branchen, die von Social Media leben.

Ein Influencer ohne entsprechende Followerzahlen und wenig Interaktion wird ein Problem haben. Umgekehrt kümmern sich viele kleine und mittlere Unternehmen selten um Social-Media-Kanäle. Viele Aspekte lassen sich sowohl unter dem Blickwinkel Stärken als auch Schwächen betrachten:

  • Betriebsklima (gut/schlecht)
  • Führungsstil (rigide/zugewandt)
  • Fluktuation (hoch/gering)
  • Personal (viel/wenig; gut qualifiziert/gering qualifiziert)
  • Krankenstand (hoch/gering)
  • Infrastruktur (gute/schlechte Anbindung)
  • Ausstattung (neuste/veraltete Technik)

Ganz ähnlich sieht es mit Chancen und Risiken aus. Neue Gesetze, eine veränderte Unternehmenspolitik, die Sie betrifft oder überhaupt Innovationen, die die Gesellschaft als Ganzes berühren, können sich positiv wie negativ auswirken.

Bestes Beispiel: Wenn Facebook und Google ihre Kriterien für den Algorithmus oder das Ranking überarbeiten, hat das Auswirkungen auf Branchen, die davon abhängig sind. Beispielsweise weil Werbung vor allem auf Facebook geschaltet wird und nun Einnahmen ausbleiben.

Ein anderes Beispiel ist die Digitalisierung. Eine Kommunikation ohne E-Mail ist kaum noch vorstellbar, es lässt sich fast alles online regeln, wofür früher die Post oder das Telefon benötigt wurden.

Der Standortfaktor könnte allerdings in Gegenden mit schlecht ausgebautem Netz ein Problem sein, denn nicht nur wurden sukzessive über die Jahre hinweg Postfilialen geschlossen. Auch spielt der Zeitfaktor eine Rolle, da die Übermittlung von Unterlagen auf postalischem Wege deutlich langwieriger ist.

SWOT-Analyse erstellen: Schritt für Schritt Anleitung

Die SWOT-Analyse sollte immer mit einer möglichst konkreten Zielsetzung beginnen. Überlegen Sie sich, was Sie erreichen wollen und welche Ergebnisse Sie sich von der Analyse erhoffen. Für Unternehmen sind dies beispielsweise Wachtumsziele, das Abhängen eines direkten Konkurrenten oder auch eine Gewinnsteigerung für das kommende Jahr.

Nutzen Sie die SWOT-Analyse hingegen für sich selbst, können Sie sich beispielsweise als Ziel setzen, einen Job innerhalb von drei Monaten zu bekommen oder Sie fangen etwas kleiner an und wollen drei Einladungen zu Vorstellungsgesprächen erhalten.

Diese Ziele und angestrebte Soll-Zustände sind wichtig, um aus der Stärken-Schwächen-Chancen-Risiken-Analyse wirklich passende Maßnahmen ableiten zu können, anstatt nur allgemein zu bleiben und sich innerhalb der theoretischen Grenzen des Modells zu verlieren.

Sind die Ziele klar, können Sie damit beginnen, Ihre SWOT Analyse zu erstellen. An diesen drei Schritten sollten Sie sich dabei orientieren:

  • Analysieren Sie die Rahmenbedingungen

    Zunächst führen Sie eine externe Analyse durch. Auf Unternehmensebene bedeutet das: Wie sieht der Wettbewerb aus? Welche Veränderungen durchläuft die Branche? Welche Trends sind zu beobachten? Auch für Bewerber ist es wichtig, sich zunächst die äußeren Rahmenbedingungen klar zu machen. Schauen Sie sich den Arbeitsmarkt an, auf dem Sie sich befinden und analysieren Sie, mit welchen anderen Bewerbern Sie um Positionen konkurrieren.

    Achten Sie besonders aufmerksam darauf, was die externe Analyse für Sie persönlich bedeutet. Hier gibt es kein eindeutiges und allgemeines Richtig oder Falsch. Was für den einen durchaus hilfreich und positiv sein kann, stellt für einen anderen Probleme dar, für die eine Lösung gefunden werden muss.

  • Erstellen Sie ein Stärken-Schwächen-Profil

    Der zweite Schritt ist die interne Analyse. Hier braucht es eine gründliche Selbstreflexion und auch die nötige Ehrlichkeit, um sich die eigenen Schwachstellen einzugestehen. Fragen Sie sich, in welchen Bereichen Sie besonders gut sind, worauf Sie stolz sein können und wo es auf der anderen Seite noch Verbesserungsmöglichkeiten gibt.

    Bei der internen Analyse geht es um Ihre persönlichen Kompetenzen und Qualifikationen, dennoch kann es helfen, sich hierbei auch an der Konkurrenz zu orientieren. Durch einen direkten Vergleich können Sie sehen, wo Ihre Stärken und Schwächen liegen. Vielleicht haben Sie vielen anderen bereits wichtige Erfahrung voraus, schneiden aber bei den Durchschnittsnoten schlechter ab.

  • Leiten Sie entsprechende Schritte ab

    Abschließend werden die beiden Analysen in der SWOT-Matrix gegenübergestellt. Aus der fertigen SWOT-Analyse ergeben sich im Anschluss verschiedene Maßnahmen und Strategien für die unterschiedlichen Bereiche. Stärken sollten ausgebaut und eingesetzt werden, um Chancen zu nutzen. Schwächen gilt es hingegen auszugleichen oder gänzlich zu vermeiden.

    Wichtig dabei ist: Das Ergebnis der SWOT-Analyse ist nicht eine einzige Strategie oder Handlungsempfehlung. Aus der SWOT-Matrix ergeben sich unterschiedliche Maßnahmen für verschiedene Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken. Zum Erfolg führt deshalb eine Kombination mehrerer Strategien, um das volle Potenzial zu nutzen.

Ihre Gratis-Vorlagen: als Word-, PDF- oder Excel-Datei

SWOT Analyse Vorlagen: Als WORD-Datei, PDF oder Excel-Dokument herunterladenUm Ihnen die Strategieplanung zu erleichtern, stellen wir Ihnen hier noch eine kostenlose Vorlage für eine SWOT-Analyse zur Verfügung. Ob Sie nun eine SWOT-Matrix schnell und einfach in Excel erstellen oder sich das Ganze als PDF speichern und ausdrucken wollen oder als Werkzeug lieber eine MS WORD-Datei nutzen… Sie finden hier gleich drei kostenlose Varianten der SWOT-Analyse zum Download – allesamt gratis.

Strategien für jede Situation mit Matrix und Analyse

Die SWOT-Matrix ist zwar immer gleich aufgebaut und kann deshalb gut als Vorlage verwendet werden, die einzelnen Inhalte der verschiedenen Bereiche und die Analysen sind jedoch höchst individuell. Auch wenn es in einigen Punkten immer wieder Überschneidungen gibt, werden Sie wohl kaum jemanden finden, der komplett identische Stärken und Schwächen mitbringt.

Aber was sind nun die richtigen Maßnahmen, um aus der SWOT Analyse auch wirklich erfolgreiche Schritte abzuleiten, die dem eigenen Ziel näher bringen? Die Antwort darauf finden Sie in der Matrix, genauer gesagt in der Betrachtung von jeweils zwei gemeinsamen Bereichen – Stärken und Chancen, Stärken und Risiken, Schwächen und Chancen, Schwächen und Risiken.

Für jede dieser vier Kombinationen empfiehlt die SWOT-Analyse eine andere Strategie:

  • SWOT Analyse: Die SO-Strategie – Ausbauen

    Dieser Bereich ist im Idealfall besonders groß. Wenn Ihre Stärken auf Chancen treffen, können Sie Ihre Fähigkeiten sehr gewinnbringend einsetzen, die sich bietenden Möglichkeiten nutzen und sich so einen Vorteil verschaffen. Stellen Sie Ihre Qualitäten den identifizierten Chancen gegenüber und versuchen Sie Anschlusspunkte zu finden – dabei handelt es sich um sogenannte Matching-Strategien.

  • SWOT Analyse: Die ST-Strategie – Absichern

    Ihre Stärken können nicht nur hilfreich sein, um Chancen zu nutzen, sondern auch um Risiken abzumildern und Gefahren zu vermeiden. Im Fokus steht bei diesen Strategien, erkannte Risiken durch die eigenen Fähigkeiten zu verhindern. Daher ist die Rede von Neutralisierungsstrategien.

  • SWOT Analyse: Die WO-Strategie – Aufholen

    Nicht jeder ist ein Experte in genau den Bereichen, die die größten Chancen versprechen. Die Devise lautet deshalb: Aufholen und gezielt daran arbeiten. Durch Umwandlungsstrategien sollen Schwächen in Stärken verwandelt werden, um die sich bietenden Chancen besser wahrnehmen zu können. Besonders wichtig ist dies, wenn die Konkurrenz sich bereits einen Vorsprung erarbeitet hat.

  • SWOT Analyse: Die WT-Strategie – Vermeiden

    Fallen Schwächen und Risiken zusammen, droht Gefahr. Diesen Bereich gilt es deshalb so klein wie möglich zu halten. Das ist allerdings nicht immer möglich und so geht es bei den Vermeidungsstrategien im Kern darum, möglichen Schaden zu verhindern, während an den Schwächen gearbeitet wird, um langfristig in eine bessere Situation zu kommen.

Fallbeispiel: SWOT-Analyse für Bewerber

SWOT-Analyse für BewerberZwar stammt die SWOT-Matrix ursprünglich aus dem Management beziehungsweise der strategischen Unternehmensführung. Das heißt aber nicht, dass sich die Analyse nicht auch für andere Zwecke einsetzen ließe – für die Bewerbung zum Beispiel.

Tatsächlich können Sie – wie das folgende Grafik-Beispiel zeigt – mithilfe einer SWOT-Analyse ebenso Ihre persönliche Bewerbungsstrategie optimieren. Oder auch gezielt Argumente für sich suchen, die Sie wiederum im Bewerbungsschreiben einsetzen.

So oder so: Sehen Sie sich die exemplarischen Quadranten der SWOT-Matrix einfach mal genauer an. Sicher fallen Ihnen noch andere Bereiche ein, wie Sie die SWOT-Analyse im Alltag nutzen können…

Swot Analyse Beispiel Matrix Bewerber Vorlage Grafik

Vor- und Nachteile der SWOT-Analyse

Was sind die Vor- und Nachteile der SWOT-Analyse?

  • Die SWOT-Analyse hat den Vorteil, dass sie in der Anwendung recht einfach und leicht umsetzbar ist.
  • Durch die gezielte Reflexion lässt sich ein schneller Überblick über die derzeitige Lage verschaffen.
  • Wird sie als Analyseinstrument in einem Unternehmen unter Beteiligung aller Mitarbeiter angewandt, trägt sie zur internen Kommunikation bei und kann neue Ideen schaffen.

Auf der anderen Seite lassen sich folgende Fehler und Nachteile beobachten:

  • Ob etwas eher als Stärke oder Schwäche, Chance oder Risiko eingeschätzt wird, hängt von subjektiven Bewertungen ab.
  • Stärken und Schwächen können nur im Rückblick beurteilt werden, während Chancen und Risiken hinsichtlich zukünftiger Entwicklungen abgeschätzt werden müssen. Oft wird nur die gegenwärtige Situation berücksichtigt und Trends vernachlässigt.
  • Der Vergleich mit der Konkurrenz ist nicht immer möglich, da Insiderwissen fehlt.
  • Mitunter wird die SWOT-Analyse von Unternehmen benutzt, um bereits getroffene Entscheidungen nachträglich zu legitimieren.

Die SWOT-Analyse ist längst nicht so neutral und objektiv, wie oft suggeriert wird. Als Unternehmen können Sie das positiv beeinflussen, indem die Belegschaft daran beteiligt wird. Als Bewerber können Sie Freunde und Verwandte darum bitten, Ihre Stärken und Schwächen ins Visier zu nehmen.

Auch können Experteninterviews und Marktstudien Anhaltspunkte geben, wenn es für Unternehmen darum geht, die Marktsituation besser einzuschätzen. Als Bewerber können Sie sich auf Studien zu Absolventenzahlen konzentrieren.

[Bildnachweis: LuckyImages by Shutterstock.com]
12. September 2019 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Taralej widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.



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