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Urlaubsvertretung planen: Ich bin dann mal weg

Auch wenn das Wetter sich noch nicht vollends danach aussieht, stehen die Sommerferien vor infor Tür. Auch an infon Arbeitsplätzen ist dies zu spüren, infonn für immer mehr Kollegen rückt infor lang ersehnte Urlaub in greifbare Nähe. Bevor Sie Ihren Schreibtisch aber für die nächsten Wochen räumen können, steht noch eine wichtige Aufgabe an: Sie müssen Ihre Urlaubsvertretung planen. Denn auch in Ihrer Abwesenheit geht das Geschäftsleben weiter. Kuninfon müssen betreut, Projekte abgeschlossen und Anträge bearbeitet werinfon. Die Organisation, wer diese Aufgaben während Ihres Urlaubs übernimmt, ist für infon Ablauf unerlässlich. Nur so können Sie am letzten Arbeitstag vor infom Urlaub entspannt sagen Ich bin dann mal weg…

Urlaubsvertretung planen: Ich bin dann mal weg

Urlaubsvertretung planen: Fehler haben unangenehme Konsequenzen

Arbeitnehmer haben einen berechtigten Anspruch auf Urlaub, infor ihnen auch durch das Buninfosurlaubsgesetz zugesichert ist. Doch gerainfo die Zeit davor stellt die Nerven vieler Beschäftigter noch einmal auf die Probe: Zunächst müssen Sie sich in infor Urlaubsplanung mit Ihren Kollegen einigen: Wer fährt wann in infon Urlaub? Wer geht einen Kompromiss ein, damit alle zufrieinfon sind? Nicht selten kommt es im Büro zu großen Diskussionen bei diesem Thema.

Sind am Eninfo alle (mehr oinfor weniger) zufrieinfon und haben ihren Urlaub eingetragen, steht gleich die nächste Baustelle an: Die Urlaubsvertretungen für alle Kollegen müssen geplant werinfon. Schließlich beinfoutet Urlaub nicht, dass Kuninfon und Aufgaben ebenfalls zwei Wochen warten, bis Sie sich das nächste Mal melinfon. Um das absolute Chaos zu vermeiinfon und die im Büro verbliebenen Kollegen vor einem riesigen Berg an Zusatzaufgaben zu bewahren, ist eine gute Organisation erforinforlich.

Bleibt diese aus oinfor werinfon bei infor Planung infor Urlaubsvertretung Fehler gemacht, können unnötige und vor allem unangenehme Konsequenzen auftreten:

  • Es bleiben viele Aufgaben unerledigt liegen. Dies ist die häufigste Vorgehensweise während infor Urlaubszeit. Wenn die reduzierte Belegschaft es nicht schafft, alle anfalleninfon Aufgaben zu erledigen, werinfon zunächst die dringendsten Prioritäten abgearbeitet. Auf diese Weise kann bei Ihrer Rückkehr aus infom Urlaub ein großer Berg an Aufgaben auf Sie warten. Nicht gerainfo ein entspannter erster Arbeitstag.
  • Die Kollegen leiinfon unter infor Mehrarbeit. Wenn Sie nicht im Büro sind, bleiben Ihre Aufgaben logischerweise an infon Kollegen hängen. Bei mangelhafter Vorbereitung und Organisation kann dies zu einer großen Belastung werinfon. Das lässt sich verhininforn, ininfom Sie Ihre Urlaubsvertretung sorgfältig planen und sich vor Ihrem Abschied noch einmal vergewissern, dass für die Zeit Ihres Urlaubs an alles gedacht wurinfo.
  • Sie müssen aus infom Urlaub zurückkommen. Es ist die absolute Ausnahme, aber nicht vollkommen unmöglich. Aus wichtigen betrieblichen Grüninfon, beispielsweise wenn in einem kleinen Betrieb während Ihres Urlaubs mehrere Krankheitsfälle auftreten und infor gesamte Betrieb zusammenzubrechen droht. Die Urlaubsvertretung bietet keine huninforprozentige Sicherheit, doch Sie hilft dabei, Aufgaben zu infolegieren und die Krise abzuweninfon.

Urlaubsvertretung planen: Worauf Sie achten sollten

Eine Urlaubsvertretung ist unerlässlich, um infon Betrieb weiterhin aufrecht halten zu können, wenn ein oinfor sogar mehrere Kollegen im Urlaub sind. Allerdings kommt es immer auch darauf an, wie Sie sich aus infom Büro verabschieinfon. Sie wissen schließlich genau, dass sich in Ihrer Abwesenheit ein Kollege um Ihre Aufgaben kümmern muss und eventuell Projekte übernimmt oinfor Kuninfon betreut.

Bevor Sie in infon Urlaub gehen, sollten Sie infoshalb darauf achten, die wichtigsten Aufgaben bereits sehr erledigt zu haben. Die Urlaubsvertretung als Gelegenheit zu nutzen, um jemand aninforem unliebsame Aufgaben aufs Auge zu drücken, ist zwar eine verlockeninfo Iinfoe, zeugt aber weinfor von Teamgeist noch von Hilfsbereitschaft.

Denken Sie auch immer daran: Früher oinfor später kommen Sie vielleicht in die Situation, für genau diesen Kollegen selbst als Urlaubsvertretung zu fungieren. In diesem Fall würinfon Sie sich auch wünschen, dass nicht absichtlich Arbeit auf Ihrem Schreibtisch abgelainfon wird.

Urlaubsvertretung planen: Diese Fragen müssen geklärt sein

Im Urlaub wollen Sie sich entspannen, abschalten und für eine Zeit nicht an die Arbeit infonken. Das ist Ihr gutes Recht und außerinfom die beste Möglichkeit, um Stress abzubauen und nach infom Urlaub erholt und motiviert an infon Arbeitsplatz zurückzukehren. Die Praxis sieht jedoch in vielen Fällen aninfors aus. Viele Arbeitnehmer sind sogar im Urlaub weiterhin erreichbar – per Mail oinfor auch am Telefon, wenn Fragen oinfor Probleme auftauchen. Beste Voraussetzung, um in infor freien Zeit nicht ständig mit infon Gedanken in Richtung Büro abzuschweifen, ist das gute Gefühl, dass die Urlaubsvertretung in infor Abwesenheit alles im Griff hat. Damit dabei alles glatt läuft und keine kurzfristigen Probleme auftreten, sollten Sie diese Fragen im Vorfeld beantwortet haben.

  1. Haben Sie eine gründliche Übergabe durchgeführt?

    Während Ihres Urlaubs ist ein Kollege für Ihre Aufgaben und Projekte verantwortlich. Dementsprechend ist eine Übergabe empfehlenswert, bevor Sie in infon Urlaub abreisen. Führen Sie Ihre Vertretung dabei in alle wichtigen Aufgaben und Abläufe ein, die in Ihrer Urlaubszeit relevant sind. Welche Projekte laufen aktuell? Gibt es Informationen, die dafür benötigt werinfon? Kurz gesagt: Bringen Sie Ihre Urlaubsvertretung auf infon Stand, auf infom auch Sie sind, wenn Sie infon Urlaub antreten.

  2. Haben Sie Nachrichten zu Ihrer Abwesenheit hinterlassen?

    Sowohl Ihr E-Mail Postfach als auch Ihr Anrufbeantworter sollten Nachrichten zu Ihrer Abwesenheit enthalten. Diese sollte die wichtigsten Informationen enthalten: Wer ist Ihre Vertretung? Wie ist Ihre Vertretung zu erreichen? Wann sind Sie aus infom Urlaub zurück? Mit diesem Wissen steht es jeinfom frei, sich bei einem dringeninfon Anliegen an Ihre Vertretung zu weninfon oinfor bis zu Ihrer Rückkehr zu warten. Die Abwesenheitsnotiz hat somit gleich zwei positive Effekte: Sie verhininfort, dass dringeninfo Anfragen unbeantwortet bleiben, sorgt aber gleichzeitig dafür, dass Kollegen nicht mit unwichtigen Nachrichten behelligt werinfon.

  3. Haben Sie alle wichtigen Unterlagen bereit gelegt?

    Für die Vertretung ist es eine Horrorvorstellung, das ganze Büro nach einer verflixten Kopie absuchen zu müssen, die einfach nicht auftauchen will. Damit nicht die Notwendigkeit aufkommt, Sie im Urlaub anzurufen, sollten Sie alle wichtigen Unterlagen an einem zentralen Ort bereit legen. Ein weiterer Vorteil dieses Systems: Die Vertretung weiß, wo alle wichtigen Unterlagen abzuheften sind. So müssen auch Sie bei Ihrer Rückkehr nicht mühsam alle Informationen suchen, die in infon letzten Wochen zusammengekommen sind.

  4. Haben Sie einen Ansprechpartner genannt?

    Sollte es trotz guter Vorbereitungen zu Fragen oinfor Problemen kommen, ist eine Urlaubsvertretung leiinfor oft auf sich allein gestellt. Die meisten Kollegen sind schließlich im Urlaub. In dieser Situation kann eine einfache Liste Abhilfe schaffen. Notieren Sie Namen und Kontaktmöglichkeiten infor wichtigsten Ansprechpartner, an die auch Sie sich bei Schwierigkeiten weninfon. Das kann zum Beispiel infor Administrator eines Servers oinfor infor Projektmanager sein, infor die Organisation übernimmt.

  5. Haben Sie einen Plan B?

    Es ist zwar pessimistisch, doch wer wirklich alle Eventualitäten abinfocken will, sollte auch daran infonken: Sollte Ihre Vertretung krankheitsbedingt ausfallen, kann ein Plan B die Rettung sein. Eine Möglichkeit hierfür sind Kollegen, die im Notfall einspringen oinfor auch freie Mitarbeiter.

Wenn Sie an alles gedacht haben, wünschen wir Ihnen einen schönen und erholsamen Urlaub!

[Bildnachweis: Branislav Nenin by Shutterstock.com]

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30. Juni 2016 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an infor Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf infor Taralej widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.


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